Liste des documents d’importation au Kenya pour les expéditions depuis la Chine (2026)

Importer des marchandises de Chine au Kenya nécessite plus qu’une facture commerciale et un connaissement. Plusieurs documents doivent être préparés avant que la marchandise ne quitte la Chine, tandis que d’autres sont créés pendant le transport ou utilisés lorsque l’expédition est déclarée à la douane kenyane.

Ce calendrier est important. Le Kenya a introduit d’importants changements documentaires ces dernières années, notamment une application plus stricte du certificat d’origine, une nouvelle exigence pour les importateurs de conserver la documentation douanière du pays d’exportation, et le processus de déclaration anticipée des marchandises (DCA) pour les marchandises conteneurisées arrivant dans les ports kenyans.

Si vous préparez une expédition depuis la Chine, l’approche la plus sûre consiste à traiter la documentation comme faisant partie du processus d’expédition—et non comme quelque chose à résoudre après l’arrivée de la marchandise à Mombasa ou Nairobi. Pour le processus de fret plus large, les méthodes d’expédition, les options d’itinéraire et la planification de la livraison intérieure, consultez notre guide expédition de la Chine vers le Kenya.

Ce guide explique quels documents d’importation kenyans vous pourriez avoir besoin, qui gère normalement chaque document, quand il doit être préparé, et ce qu’il faut vérifier avant que votre fournisseur n’expédie.

Note sur les données — Mise à jour septembre 2026

Ce guide est basé sur les informations actuelles de la Kenya Revenue Authority (KRA), du Kenya Bureau of Standards (KEBS), du Kenya Trade Information Portal et d’autres autorités compétentes. Les exigences d’importation peuvent varier selon le produit, le classement SH, le statut de l’importateur et le régulateur. Confirmez toujours les exigences spécifiques au produit avec votre agent en douane kenyan agréé et l’autorité compétente avant l’expédition.

Réponse rapide : Quels documents devez-vous fournir pour importer de la Chine au Kenya ?

Pour une expédition commerciale typique depuis la Chine, les principaux documents d’importation kenyans peuvent inclure :

• Facture commerciale
• Liste de colisage
• Connaissement maritime ou lettre de transport aérien pour le fret aérien
• Formulaire de déclaration d’importation (IDF)
• Déclaration en douane ou déclaration d’entrée kenyanne
• Certificat d’origine
• déclaration d’exportation, déclaration d’exportation, certificat d’exportation douanier ou document équivalent du pays d’exportation
• Certificat de conformité (CoC) le cas échéant
• permis ou licences spécifiques au produit le cas échéant
• NIP KRA de l’importateur et informations connexes sur l’importateur
• facture de fret pour les expéditions maritimes concernées
• Référence de la déclaration anticipée des marchandises (DCA) pour les marchandises conteneurisées couvertes par le système DCA actuel

Les directives actuelles de la KRA en matière d’importation listent des documents tels que la facture commerciale, la liste de colisage, le connaissement ou la lettre de transport aérien, le certificat d’origine, le CoC applicable, les permis ou licences et l’identification de l’importateur parmi les documents utilisés lors du dédouanement à l’importation. Voir les directives de la KRA sur les exigences d’importation.

Cependant, chaque document ne s’applique pas exactement de la même manière à chaque expédition.

Une façon utile de les classer est :

• Essentiels : font normalement partie d’un dossier d’importation commerciale
• Conditionnels : dépendent du produit ou de la transaction
• Spécifiques au maritime/conteneur : s’appliquent à un arrangement de transport particulier
• Spécifiques au produit : exigés par un autre régulateur kenyan

La question importante n’est donc pas simplement : « Ai-je les documents ? »

C’est :

Ai-je les bons documents au bon stade de l’expédition ?

Liste de contrôle des documents d’importation au Kenya

Le tableau suivant donne un aperçu pratique des principaux documents utilisés lors de l’expédition de marchandises commerciales de la Chine vers le Kenya.

Ceci doit être traité comme une liste de contrôle de travail plutôt que comme un pack documentaire universel. Une expédition de machines industrielles peut avoir un dossier de conformité différent de celui de produits alimentaires, de plantes, de dispositifs médicaux ou d’équipements de télécommunications.

Avant que votre fournisseur n’expédie depuis la Chine

Le meilleur moment pour identifier un problème de documentation est lorsque la cargaison est encore à l’usine.

Une fois les marchandises chargées, exportées et placées sur un navire ou un aéronef, la correction des documents peut devenir plus lente et plus compliquée.

Confirmer l’importateur kenyan et l’agent en douane

Avant que votre fournisseur ne prépare les documents d’expédition finaux, confirmez qui recevra et dédouanera légalement les marchandises au Kenya.

Pour les importations commerciales normales, la KRA indique que l’importateur doit engager un agent en douane agréé pour traiter la documentation d’importation et le dédouanement.

Les informations suivantes doivent donc être convenues dès le début :

• nom légal de l’importateur ou du destinataire
• PIN KRA et informations de l’importateur
• adresse du destinataire
• Agent en douane kényan
• port ou aéroport d’entrée
• le lieu de livraison final
• Incoterm
• partie responsable du fret et des frais de destination

Ne présumez pas que le fournisseur chinois, le transitaire chinois et l’importateur kenyan peuvent être indiqués de manière interchangeable sur les documents.

Leurs rôles juridiques et opérationnels peuvent être différents.

Si l’expédition se déroule sous DAP, DDP ou un autre arrangement porte-à-porte, les responsabilités doivent être confirmées avant la réservation plutôt que déduites du seul Incoterm. Pour plus de détails sur les limites de responsabilité, voir Expédition DDP de la Chine vers le Kenya.

Créer un ensemble de données produit approuvé unique

L’un des moyens les plus efficaces d’éviter les incohérences documentaires est de créer une fiche de données produit approuvée unique avant le début des travaux de conformité.

Elle doit contenir, le cas échéant :

• nom commercial exact du produit
• modèle ou SKU
• matière ou composition
• utilisation prévue
• la quantité
• nombre de colis
• le poids brut et net
• valeur unitaire déclarée
• la valeur totale
• pays d’origine
• classification SH proposée
• informations sur le fournisseur/exportateur
• informations sur l’importateur kenyan

Ces informations peuvent ensuite apparaître dans la facture commerciale, la liste de colisage, l’IDF, le certificat d’origine, la demande de CoC, la déclaration d’exportation, la demande d’ACD, le connaissement et l’entrée en douane.

Si chaque document est préparé indépendamment avec des descriptions, quantités ou valeurs légèrement différentes, l’importateur peut créer des questions évitables lors de l’examen de conformité ou douanier.

Conseil pro

Approuvez la description du produit et la classification SH avant que votre fournisseur ne commence à préparer les documents d’exportation finaux. Corriger une seule fiche de données maîtresse est beaucoup plus facile que de corriger six documents différents plus tard.

Lancer le processus de formulaire de déclaration d’importation avant l’expédition

Le formulaire de déclaration d’importation, communément appelé IDF, n’est pas le même document que l’entrée en douane déposée à l’arrivée des marchandises.

Le portail officiel d’information commerciale du Kenya décrit l’IDF comme une déclaration de la valeur en douane de l’envoi et indique que les importateurs sont tenus de le remplir avant que les marchandises ne quittent le pays d’origine. Le processus officiel utilise actuellement la facture pro forma et les informations de permis applicables comme documents justificatifs. Voir la procédure IDF du portail d’information commerciale du Kenya.

La KRA décrit également le processus d’importation comme commençant par le dépôt de l’IDF après que l’importateur a reçu la facture pro forma, suivi plus tard par l’entrée en douane, le traitement des paiements, la vérification et la mainlevée.

Pour une expédition depuis la Chine, la séquence pratique est généralement :

1. le fournisseur émet une facture pro forma ;
2. l’importateur confirme les détails du produit et de la transaction ;
3. l’importateur kenyan travaille avec l’agent en douane agréé sur l’IDF ;
4. les exigences de conformité applicables sont vérifiées ;
5. le fournisseur procède à la documentation d’avant-expédition requise.

N’attendez pas que le conteneur approche déjà de Mombasa pour découvrir que les informations produit d’origine utilisées pour l’IDF ne correspondent pas à l’expédition finale.

Vérifier la PVoC de la KEBS et les permis de produit

Avant l’expédition, déterminez si les marchandises nécessitent une évaluation de conformité dans le cadre du programme de vérification de conformité avant exportation de la KEBS.

La KEBS décrit la PVoC comme un programme d’évaluation de conformité mené dans les pays exportateurs pour déterminer si les produits répondent aux normes kényanes applicables ou aux spécifications approuvées. La Chine est actuellement répertoriée dans la zone 1 de la PVoC de la KEBS. Voir les informations sur la PVoC de la KEBS.

Pour les marchandises soumises à la PVoC, le fournisseur ou l’exportateur peut avoir besoin de travailler avec une société d’inspection désignée avant l’expédition afin que le certificat de conformité applicable puisse être délivré.

Cependant, ne présumez pas que chaque expédition suit la même procédure PVoC. La KEBS publie également des procédures pour les marchandises exemptées et d’autres arrangements spéciaux.

L’importateur doit donc confirmer :

• si le produit est soumis aux exigences PVoC actuelles ;
• si une exemption ou une procédure spéciale s’applique ;
• quelle norme s’applique ;
• quelle société d’inspection couvre l’expédition ;
• si des tests ou une inspection sont nécessaires ;
• si un autre organisme de régulation contrôle également le produit.

Par exemple, un produit peut être soumis aux exigences KEBS et nécessiter également une autre autorisation d’un régulateur sectoriel.

Vérifier mes exigences d’importation au Kenya

Avant de réserver le fret, vérifiez le produit, le code SH s’il est disponible, la ville du fournisseur, la quantité, la valeur, le mode d’expédition et la destination finale au Kenya.

Certificat d’origine et documents d’exportation chinois

Deux documents méritent désormais une attention particulière pour les expéditions à destination du Kenya : le certificat d’origine et la documentation douanière du pays d’exportation.

Il ne s’agit pas de documents qui devraient automatiquement être laissés de côté jusqu’à l’arrivée de l’expédition.

Certificat d’origine

Le Kenya a renforcé ses exigences en matière de certificat d’origine en 2025.

La KRA indique que les envois importés nécessitent généralement un certificat d’origine délivré par une autorité compétente dans le pays d’exportation. Bien que l’exigence soit entrée en vigueur plus tôt en 2025, la KRA a accordé une période de transition et a commencé l’application intégrale à compter du 1er octobre 2025, sous réserve des exceptions énumérées et des arrangements provisoires. Voir l’avis de la KRA sur le certificat d’origine.

Pour une expédition commerciale normale depuis la Chine, l’importateur doit donc vérifier l’arrangement relatif au COO avant l’expédition.

Un certificat d’origine identifie normalement des informations telles que :

• exportateur
• destinataire
• marchandises
• origine
• détails de l’expédition
• autorité émettrice

Pour les marchandises d’origine chinoise, le CCPIT de Chine et les organismes autorisés de promotion du commerce locaux figurent parmi les organismes habilités, en vertu des règles chinoises, à délivrer des certificats d’origine à l’exportation. Voir les informations du CCPIT sur le certificat d’origine.

Toutefois, le format exact du certificat et la voie de délivrance doivent être confirmés pour l’expédition réelle.

Ne partez pas du principe qu’une mention « Made in China » sur la facture commerciale remplace automatiquement un certificat d’origine officiel.

La KRA a également publié des mesures provisoires pour certaines situations exceptionnelles où un COO n’est pas disponible. Celles-ci peuvent inclure des documents d’exportation officiels spécifiés, mais leur acceptation est soumise à la vérification et à l’approbation des douanes.

Cela signifie qu’un importateur ne doit pas planifier une expédition en comptant sur une exception lorsqu’un COO conforme peut raisonnablement être organisé à l’avance.

Exigence de déclaration d’exportation / entrée d’exportation à partir de septembre 2026

Un changement majeur en matière de documentation est entré en vigueur le 1er septembre 2026.

La KRA indique que les importateurs doivent obtenir et conserver :

• la déclaration d’exportation ;
• une entrée d’exportation ;
• un certificat d’exportation douanier ;
• ou un document équivalent

du pays d’exportation pour appuyer l’importation de marchandises au Kenya.

La KRA précise que ces documents doivent être conservés pendant au moins cinq ans et doivent contenir des informations telles que l’exportateur, l’importateur, la description des marchandises, la quantité, la valeur, la classification tarifaire et le pays d’exportation. Voir les orientations de la KRA sur la loi de finances 2026.

La KRA a en outre précisé le 7 septembre 2026 que l’exigence de déclaration d’exportation utilisée lors du dédouanement à l’importation est ancrée dans l’article 23B de la loi sur les procédures fiscales. Voir la clarification de la KRA sur le dédouanement des marchandises.

Pour les importations depuis la Chine, cela crée un changement pratique important :

L’acheteur kényan ne doit plus supposer que la déclaration d’exportation chinoise reste uniquement auprès du fournisseur ou du courtier en douane chinois.

Avant que les marchandises ne quittent la Chine, discutez avec le fournisseur, l’exportateur et le déclarant en douane côté chinois du document d’exportation qui sera disponible pour appuyer le dossier d’importation kényan.

Le format exact du document chinois accepté pour une transaction spécifique doit être confirmé avant l’expédition lorsque cela est nécessaire.

Avertissement

N’attendez pas que la marchandise arrive au Kenya pour demander au fournisseur chinois des preuves douanières côté exportation. La personne qui a déposé la déclaration d’exportation en Chine peut ne pas être votre fournisseur, en particulier lorsqu’un agent d’exportation, une société de négoce ou un exportateur tiers est impliqué.

Cela est particulièrement important lorsque l’usine n’exporte pas sous son propre nom d’entreprise.

Avant le chargement du conteneur ou la remise du fret aérien

La dernière étape documentaire dépend en partie du mode d’expédition.

Le fret maritime et le fret aérien partagent de nombreux documents essentiels, mais l’exigence actuelle d’ACD crée une différence importante.

Fret maritime conteneurisé : compléter le processus ACD avant le chargement

Le Kenya a lancé sa plateforme de déclaration anticipée de cargaison pour les marchandises conteneurisées à destination des ports kényans le 3 août 2026.

Selon la KRA, le chargeur ou l’exportateur doit obtenir la référence ACD au port de chargement avant le chargement de la cargaison.

La demande ACD actuelle exige :

• un projet de connaissement
• Facture commerciale
• Facture de fret
• Déclaration d’exportation

Une fois approuvé, le code de référence ACD doit être endossé sur le connaissement avant que l’expédition ne se poursuive vers le Kenya. Voir l’avis de mise en œuvre de l’ACD de la KRA.

La séquence opérationnelle se présente donc comme suit :

Documents d’expédition préparés → Déclaration d’exportation disponible → Connaissement provisoire préparé → ACD soumis → Référence ACD obtenue → Référence ajoutée au connaissement → Expédition poursuivie

C’est fondamentalement différent d’un document qui peut simplement être créé après le départ du navire.

Conseil pro

Pour les marchandises conteneurisées à destination du Kenya, discutez de l’ACD au stade de la réservation, et non après réception du connaissement définitif.

Si vous expédiez en LCL ou faites appel à un groupage, confirmez l’arrangement actuel de traitement de l’ACD avec le transporteur ou le groupeur avant le chargement. Le traitement exact des connaissements de maison et des connaissements maritimes ne doit pas être présumé sans vérifier la procédure opérationnelle en vigueur.

Fret aérien : se concentrer sur la LTA et le dossier d’importation

L’avis actuel de mise en œuvre de l’ACD de la KRA traite spécifiquement des marchandises conteneurisées à destination des ports kényans. Il ne doit donc pas être automatiquement ajouté comme exigence standard pour les expéditions ordinaires de fret aérien vers Nairobi.

Un dossier type de fret aérien commercial peut plutôt inclure :

• Facture commerciale
• Liste de colisage
• Lettre de transport aérien
• Certificat d’origine
• déclaration d’exportation ou documentation d’exportation équivalente
• IDF
• CoC applicable
• autorisation de produit pertinente
• informations sur l’importateur
• documents relatifs aux marchandises dangereuses, le cas échéant

Le transporteur aérien ou le transitaire aérien peut également exiger des documents de transport spécifiques, distincts des documents douaniers kényans.

Par exemple, les batteries au lithium ou d’autres marchandises dangereuses peuvent nécessiter des documents d’acceptation spécifiques à la compagnie aérienne. Ceux-ci ne remplacent pas les permis d’importation kényans ni les exigences de conformité des produits.

Pour le routage, la manutention aéroportuaire et la planification propre au mode de transport, voir le fret aérien de la Chine vers le Kenya.

Avant l’arrivée de l’expédition au Kenya

Au moment où le navire ou l’aéronef approche du Kenya, votre agent en douane kényan devrait déjà disposer d’un dossier douanier exploitable.

N’envoyez pas les documents un par un uniquement après que l’agent les a demandés.

Pour une expédition type, le dossier préalable à l’arrivée peut inclure :

• la facture commerciale finale
• Liste de colisage
• Connaissement ou lettre de transport aérien
• Certificat d’origine
• la déclaration d’exportation ou l’équivalent accepté
• les détails de l’IDF
• le CoC ou les documents d’exemption pertinents, le cas échéant
• les licences ou permis spécifiques au produit
• les informations KRA de l’importateur
• les documents justificatifs de fret/valeur, le cas échéant
• la référence ACD pour les cargaisons conteneurisées concernées

Cette étape est également une dernière occasion de comparer les données entre les documents.

Si la facture commerciale décrit la marchandise comme des « luminaires LED », la liste de colisage ne doit pas simplement la décrire comme des « accessoires ».

Si l’exportateur nommé sur la déclaration d’exportation diffère de l’usine, comprenez pourquoi.

Si la quantité indiquée sur le COO diffère de l’expédition finale, demandez si une modification est nécessaire.

Si le connaissement final diffère du projet utilisé pour l’ACD, confirmez que les données et la référence ACD restent correctes.

Mombasa et Nairobi sont des points d’entrée opérationnels différents

Le fret maritime en provenance de Chine entre normalement dans le système portuaire kényan par Mombasa, tandis que le fret aérien international standard entre généralement par l’aéroport international Jomo Kenyatta de Nairobi.

Les principes de documentation peuvent être similaires, mais les documents de transport et le processus opérationnel ne sont pas identiques.

Ne copiez pas une liste de contrôle de fret maritime directement sur une expédition aérienne.

De même, n’ajoutez pas de documents spécifiques aux conteneurs à une expédition simplement parce qu’un autre importateur kényan en a eu besoin.

Documents utilisés lors du dédouanement au Kenya

Une fois la marchandise engagée dans le processus d’importation kényan, l’agent en douane agréé utilise le dossier documentaire pour préparer et étayer la déclaration en douane.

La KRA décrit la séquence actuelle de dédouanement à l’importation comme comprenant le traitement de l’IDF, la déclaration en douane, le traitement des paiements, la vérification et la mainlevée.

1. La déclaration en douane est déposée

L’agent en douane kényan prépare la déclaration en douane à l’aide des informations fournies par l’importateur et des documents justificatifs.

Cela ne correspond pas à l’IDF antérieur.

La déclaration en douane relie l’expédition qui arrive réellement à des informations telles que :

• l’importateur
• le document de transport
• la classification du produit
• la valeur en douane
• les taxes applicables
• permis
• origine
• les documents justificatifs

2. Les douanes examinent la déclaration

La KRA peut examiner la classification, la valeur en douane, l’origine et les documents justificatifs.

Toutes les expéditions ne sont pas traitées de manière identique, et le niveau de vérification peut dépendre de la marchandise et des contrôles douaniers.

3. Les droits et taxes applicables sont traités

L’importateur paie les droits, taxes et prélèvements applicables selon la classification, la valeur en douane et les règles kényanes en vigueur.

Cet article ne calcule pas ces taxes, car le montant correct dépend du produit spécifique et du traitement tarifaire actuel.

Pour la planification des coûts, ne calculez les taxes à l’importation qu’après avoir vérifié la classification SH.

4. KEBS ou d’autres régulateurs peuvent intervenir

Lorsque la marchandise est réglementée, le dédouanement peut également dépendre d’approbations ou de documents émanant d’organismes tels que KEBS ou d’un autre régulateur compétent.

C’est pourquoi l’obtention d’une déclaration en douane ne signifie pas automatiquement que la marchandise est prête à être libérée.

5. La marchandise est libérée

Une fois les exigences douanières et réglementaires applicables remplies, les marchandises conformes peuvent passer à l’étape logistique suivante.

Pour le fret maritime, cela peut impliquer :

• la mainlevée portuaire à Mombasa
• l’enlèvement du conteneur
• le transfert vers Nairobi
• le transport intérieur
• la livraison à l’entrepôt
• la livraison au destinataire final

L’itinéraire détaillé dépend des modalités de l’expédition et doit être planifié séparément de la liste de contrôle documentaire.

Qui est responsable de chaque document d’importation au Kenya ?

Les problèmes de documentation surviennent souvent parce que plusieurs parties supposent que quelqu’un d’autre en est responsable.

L’importateur doit comprendre la différence entre préparer, émettre, déposer, vérifier et utiliser un document.

La répartition exacte du travail peut varier selon la transaction.

Par exemple, une usine peut fabriquer les marchandises tandis qu’une société commerciale chinoise distincte agit en tant qu’exportateur.

De même, un transitaire peut coordonner la réservation mais ne devient pas l’importateur kényan simplement parce qu’il organise le transport.

Documents supplémentaires pour les marchandises contrôlées ou spéciales

La liste de contrôle documentaire standard ne couvre pas tous les produits.

Avant de commander ou d’expédier des marchandises contrôlées, vérifiez si une autre autorité kényane réglemente le produit.

Par exemple, le portail d’information commerciale du Kenya confirme que les importations de végétaux et de matières végétales peuvent nécessiter un permis d’importation de végétaux délivré par KEPHIS.

L’Autorité des communications réglemente également l’homologation des équipements de communication, y compris les équipements destinés à être connectés aux réseaux de télécommunications publics et les équipements de radiocommunication. Voir les informations sur le marché et l’homologation de l’Autorité des communications.

Le principe important est le suivant :

Ne pas identifier les permis à partir d’une simple description générale du produit.

« Électronique » est trop général.

« Machines » est trop général.

« Produits chimiques » est trop général.

Vérifier le produit exact, les spécifications, l’usage prévu et la classification SH.

Les marchandises dangereuses exigent deux types de conformité

Les importateurs doivent également distinguer :

1. la conformité réglementaire et d’importation kényane, et
2. l’acceptation des marchandises dangereuses par le transporteur.

Par exemple, une fiche de données de sécurité, un rapport d’essai de batterie ou une déclaration de marchandises dangereuses peuvent être nécessaires pour le transporteur.

Cela ne remplace pas automatiquement un permis exigé par un régulateur kényan.

Les deux volets du processus peuvent devoir être satisfaits avant l’expédition.

Incohérences documentaires à vérifier avant l’expédition

Un document peut être authentique et poser néanmoins problème si ses informations ne correspondent pas aux autres documents.

Avant l’expédition, comparer au minimum les détails suivants.

Exportateur et fournisseur

Vérifier si la même société agit à la fois comme fabricant et exportateur.

Si ce n’est pas le cas, déterminer quel nom doit apparaître sur :

• Facture commerciale
• Certificat d’origine
• déclaration d’exportation
• Connaissement
• le dossier ACD

Un exportateur différent n’est pas automatiquement un problème, mais l’opération doit être explicable et correctement documentée.

Importateur et destinataire

S’assurer que l’entité juridique kényane et les informations du destinataire sont cohérentes avec le dispositif de dédouanement prévu.

Ne pas changer le destinataire à la dernière minute sans vérifier l’incidence sur les documents d’expédition et de douane.

Description du produit

Éviter les descriptions inutilement vagues telles que :

• pièces
• accessoires
• équipement
• marchandises diverses
• échantillons

lorsqu’une description commerciale plus précise est disponible.

La description doit être suffisamment précise pour que le produit soit identifié sans créer de contradictions entre les documents.

Quantité et nombre de colis

Comparez :

• unités
• cartons
• palettes
• caisses
• quantité de conteneurs
• poids brut
• poids net

La liste de colisage, la facture et les documents de transport doivent refléter la cargaison réelle.

Classification SH

Lorsque le code SH apparaît sur plusieurs documents, éviter les incohérences inexpliquées.

La classification a des incidences au-delà de la fiscalité. Elle peut également affecter :

• les contrôles réglementaires
• permis
• les normes
• les restrictions à l’importation
• le traitement douanier

Valeur et devise

Comparez :

• prix unitaire
• valeur totale de la facture
• devise
• traitement du fret
• Incoterm
• bon de commande ou contrat

Ne pas modifier les valeurs dans le seul but de réduire les taxes à l’importation.

La douane peut demander des informations justificatives sur la transaction si nécessaire.

Pays d’origine

Le pays d’achat, le pays d’exportation et le pays d’origine ne correspondent pas toujours à la même notion.

Pour les marchandises fabriquées en Chine et exportées depuis la Chine, la situation est généralement simple, mais les montages commerciaux et de réexportation peuvent nécessiter un examen plus attentif.

Détails des documents d’expédition

Confirmer :

• chargeur
• destinataire
• partie à notifier
• port de chargement
• port de déchargement
• nombre de colis
• numéro de conteneur le cas échéant
• description de la cargaison

Pour le fret maritime conteneurisé applicable, confirmer également que la référence ACD figure correctement sur le connaissement, comme l’exige la KRA. Voir la plateforme ACD de la KRA.

Avertissement

Une modification de dernière minute de l’exportateur, du destinataire, de la quantité de marchandises ou du connaissement peut affecter plusieurs documents. Avant de demander au transporteur de modifier les instructions d’expédition, vérifier si le COO, la déclaration d’exportation, l’ACD, la facture ou le dossier d’importation kényan doivent également être mis à jour.

Importer auprès de plusieurs fournisseurs chinois

La documentation exige une attention particulière lorsque plusieurs fournisseurs chinois sont regroupés dans une même expédition.

Supposons que vous achetiez :

• de l’éclairage à Guangzhou ;
• des meubles à Foshan ;
• des pièces détachées à Dongguan ;

et que vous les regroupiez dans une expédition LCL ou un conteneur.

Ne pas attendre que les trois fournisseurs aient livré à l’entrepôt de groupage avant de demander :

• Qui agira comme exportateur ?
• Chaque fournisseur émettra-t-il une facture commerciale distincte ?
• Comment la déclaration d’exportation sera-t-elle structurée ?
• Comment le certificat d’origine sera-t-il organisé ?
• Quelles lignes de produits nécessitent un PVoC ?
• Quels permis correspondent à quel produit ?
• Quelles descriptions de produits figureront sur le connaissement ?
• Comment l’ACD sera-t-il traité pour les cargaisons conteneurisées applicables ?

Pour les expéditions multi-fournisseurs, le groupage de fournisseurs chinois peut simplifier la réception, le contrôle et la préparation des marchandises, mais la structure des documents d’exportation et d’importation au Kenya doit encore être convenue avant le chargement.

Conseil pro

Pour un groupage multi-fournisseurs, réaliser une revue documentaire avant que le dernier fournisseur ne livre la marchandise à l’entrepôt. Un seul fournisseur dépourvu d’un permis ou d’un document de conformité exigé peut affecter le calendrier de l’ensemble de l’expédition groupée.

Il n’existe pas de structure documentaire unique qui soit correcte pour tout groupage.

L’organisation dépend des exportateurs, des fournisseurs, de la structure de déclaration en douane, du type d’expédition et des exigences d’importation du Kenya.

Liste de contrôle documentaire finale avant expédition vers le Kenya

Avant d’autoriser votre fournisseur ou votre transitaire à expédier, passer en revue cette liste de contrôle.

Configuration de l’importateur

• importateur kényan confirmé
• informations KRA/importateur correctes disponibles
• agent en douane kényan agréé désigné
• destination finale kényane confirmée
• Incoterm et limites de responsabilité compris

Informations produit

• description précise du produit confirmée
• modèle / spécification vérifié
• quantité confirmée
• classification SH proposée examinée
• pays d’origine confirmé
• permis spécifiques au produit vérifiés
• applicabilité KEBS/PVoC vérifiée

Documents commerciaux

• facture pro forma disponible
• Facture commerciale prête le cas échéant
• Liste de colisage préparée
• bon de commande ou contrat disponible si nécessaire
• valeurs de transaction et devise cohérentes

Documents de pré-importation pour le Kenya

• Processus IDF terminé ou en cours de traitement
• permis applicable obtenu
• processus CoC/PVoC applicable terminé
• documentation d’exemption ou de dérogation disponible le cas échéant

Documents d’origine et d’exportation de Chine

• Certificat d’origine organisé
• Déclaration d’exportation chinoise / déclaration en douane à l’exportation / équivalent accepté disponible
• exportateur mentionné de manière cohérente sur les documents concernés
• importateur dispose d’un processus de conservation des documents d’exportation

Documents de transport

• Instructions B/L vérifiées pour le fret maritime
• Détails AWB vérifiés pour le fret aérien
• informations sur le chargeur et le destinataire correctes
• facture de fret disponible si nécessaire
• ACD complété avant chargement pour les cargaisons conteneurisées applicables
• référence ACD correctement placée sur le B/L

Dossier Kenya avant arrivée

• dossier documentaire complet envoyé à l’agent en douane kenyan
• descriptions de produits concordantes sur tous les documents
• quantités et poids des colis vérifiés
• informations d’origine concordantes
• permis et certificats toujours valides pour l’expédition
• toute divergence documentaire résolue avant l’arrivée

Envoyer les détails de la cargaison

Si votre marchandise est encore chez le fournisseur, envoyez la description du produit, la ville du fournisseur, les dimensions des colis, le poids, la valeur, le mode d’expédition préféré et la destination au Kenya avant de réserver.

Une revue documentaire au stade chinois est généralement bien plus simple que de corriger un dossier manquant ou incohérent après le départ.

Planifiez les documents avant de planifier le départ

La leçon la plus importante pour les importateurs est simple :

La documentation d’importation pour le Kenya doit commencer pendant que la marchandise se trouve encore en Chine.

La facture commerciale et la liste de colisage ne sont qu’un point de départ.

Avant l’expédition, l’importateur peut également devoir coordonner l’IDF, le certificat d’origine, les exigences KEBS/PVoC, les permis de produits et la documentation douanière du pays d’exportation.

Pour le fret maritime conteneurisé, le processus ACD crée un autre point de contrôle documentaire avant chargement.

Le flux de travail le plus sûr est le suivant :

Confirmer l’importateur → classer le produit → vérifier les permis et exigences KEBS → préparer l’IDF → organiser le COO et les documents d’exportation → vérifier les documents de transport → compléter l’ACD applicable → envoyer à l’agent en douane kenyan un dossier complet avant arrivée → dédouaner et libérer la marchandise.

Les règles d’importation peuvent changer, et les exigences peuvent varier selon la classification HS et le produit. Avant que la marchandise ne quitte la Chine, confirmez la liste finale des documents avec votre agent en douane kenyan agréé et l’autorité de régulation kenyane compétente.

FAQ