Mahitaji ya PVoC na CoC ya Kenya kwa Uagizaji kutoka China

Kuingiza bidhaa kutoka China hadi Kenya kunahusisha zaidi ya kupanga usafirishaji, kuandaa ankara ya kibiashara, na kuweka ufutaji wa forodha. Kwa bidhaa nyingi za kibiashara, mahitaji ya ulinganifu yanayosimamiwa na Kenya Bureau of Standards (KEBS) yanahitaji kushughulikiwa kabla bidhaa kuondoka China.

Mfumo mkuu unaotumika kwa hili ni mpango wa Kenya wa Pre-Export Verification of Conformity (PVoC). Kutegemeana na bidhaa, hali ya mwagizaji na msamaha unaotumika, usafirishaji unaweza kuhitaji kukaguliwa kwa nyaraka, kupimwa bidhaa na kukaguliwa kwa macho nchini China kabla ya Certificate of Conformity (CoC) kutolewa.

Kwa wafanyabiashara wa Kenya, swali muhimu kwa hivyo si tu, “Je, ninahitaji CoC?” Ni:

Je, PVoC inatumika kwa bidhaa hii na usafirishaji huu mahususi, ni kiwango kipi cha Kenya au kanuni ipi inatumika, na ni nini kinapaswa kukamilishwa kabla ya msambazaji kusafirisha mizigo kutoka China?

Mwongozo huu unaeleza mchakato huo mahususi kwa bidhaa zinazotoka China hadi Kenya.

Dokezo la Data: Taarifa za udhibiti katika mwongozo huu zilikaguliwa dhidi ya KEBS PVoC Manual Toleo la 15 la tarehe 19 Februari 2026, Standards (Verification of Conformity to Standards and Other Applicable Regulations) Order, 2020, na mwongozo wa sasa wa KEBS PVoC. Mahitaji mahususi ya bidhaa na mipango ya mkandarasi inaweza kubadilika, kwa hivyo inapaswa kuthibitishwa tena kabla ya usafirishaji.

Jibu la Haraka: Je, Uagizaji kutoka China hadi Kenya Unahitaji PVoC na CoC?

China kwa sasa imejumuishwa katika KEBS PVoC Zone 1. Kwa bidhaa zinazotegemea mpango wa PVoC, tathmini ya ulinganifu inapaswa kwa kawaida kufanyika kabla ya usafirishaji kutoka China, kwa kutumia mkandarasi wa PVoC aliyeteuliwa na KEBS. Ikiwa mzigo unakidhi viwango vinavyotumika vya Kenya, vipimo vilivyoidhinishwa na mahitaji mengine muhimu, mkandarasi anaweza kutoa Certificate of Conformity.

Hata hivyo, si kila uagizaji unafuata mchakato sawa wa CoC.

Sheria ya Kenya inatoa misamaha mahususi, na bidhaa zingine zinadhibitiwa chini ya sheria nyingine. Matibabu sahihi kwa hivyo yanategemea bidhaa, matumizi yake yaliyokusudiwa, mwagizaji, kiwango kinachotumika na mahitaji yoyote ya udhibiti mahususi wa sekta.

Kabla ya kuweka usafirishaji kutoka China, pitia ukaguzi huu:

1. Tambua bidhaa kamili, modeli na matumizi yaliyokusudiwa.
2. Thibitisha uainishaji wa HS.
3. Tambua Kenya Standard inayotumika au kipimo kilichoidhinishwa.
4. Angalia kama msamaha wa PVoC unatumika.
5. Tambua mdhibiti yeyote wa ziada wa Kenya au mahitaji ya kibali.
6. Ikiwa PVoC inatumika, panga uthibitisho kabla mizigo kutumwa.

Kwa mchakato mpana wa usafirishaji, mbinu za usafirishaji, njia ya Mombasa na usambazaji wa ndani, angalia mwongozo wetu wa Usafirishaji kutoka China hadi Kenya.

Je, Uagizaji kutoka China hadi Kenya Unahitaji PVoC na CoC?

Kwa usafirishaji wa kawaida wa kibiashara unaotoka China, PVoC inapaswa kuchukuliwa kama kituo muhimu cha kufuata kabla ya usafirishaji badala ya kitu cha kuchunguza tu baada ya bidhaa kufika Mombasa au Nairobi.

Chini ya amri ya ulinganifu ya Kenya ya 2020, wafanyabiashara wana jukumu la kuhakikisha bidhaa zinazoagizwa zinakidhi viwango vya Kenya, vipimo vilivyoidhinishwa na kanuni nyingine zinazotumika. KEBS inaweza kuteua mashirika ya ukaguzi katika nchi zinazouza kufanya tathmini ya ulinganifu kabla ya usafirishaji.

China ni mojawapo ya nchi zinazofunikwa kwa sasa na mpango wa PVoC wa asili. KEBS inaorodhesha China, Hong Kong, Taiwan na Mongolia chini ya Zone 1.

Hiyo haimaanishi kwamba unapaswa tu kuwaambia wasambazaji wote wa China:

“Bidhaa zote zinahitaji CoC.”

Mchakato bora ni kuangalia bidhaa halisi kwanza.

Kanuni Fupi kwa Usafirishaji wa Asili ya China

Tofauti hii ni muhimu hasa kwa mashine, vifaa vya matibabu, kemikali, bidhaa za kilimo, bidhaa za magari na mizigo mingine inayodhibitiwa.

Kwa mfano, mashine zinazoagizwa na kampuni ya kawaida ya biashara hazipaswi kuchukuliwa moja kwa moja kama mashine zinazostahili kuagizwa na mtengenezaji aliyeandikishwa wa Kenya kwa matumizi yake mwenyewe ya viwandani.

Angalia Mahitaji Yangu ya Uagizaji Kenya: Kabla ya msambazaji wako kupakia bidhaa, tuma jina la bidhaa, mfano, HS code ikiwa inajulikana, eneo la msambazaji, kiasi na vyeti vyovyote vya upimaji vilivyopo ili mahitaji ya kufuata yanaweza kuangaliwa pamoja na mpango wa usafirishaji.

PVoC vs CoC vs Kenya Standard vs Kibali Maalum cha Bidhaa

Maneno haya mara nyingi hutumiwa kwa kubadilishana katika mazungumzo na wasambazaji, lakini yanamaanisha mambo tofauti.

KEBS inafafanua PVoC kama Uthibitishaji wa Ufuataji wa Viwango Kabla ya Usafirishaji, wakati CoC ni Cheti cha Ufuataji kinachotolewa kwa mizigo inayofuata mahitaji. Msingi wa uthibitishaji unaweza kujumuisha viwango vya Kenya, vipimo vilivyoidhinishwa na kanuni nyingine zinazotumika.

CoC pia haipaswi kuchanganywa na Cheti cha Asili.

Cheti cha Asili hubainisha bidhaa inatoka wapi kwa madhumuni ya biashara na forodha. CoC inahusika na ufuataji wa mahitaji yanayotumika. Kulingana na mzigo, hati zote mbili zinaweza kuonekana katika faili ya uagizaji kwa sababu tofauti kabisa.

Vivyo hivyo, kupata CoC hakubadilishi kiotomatiki vibali vinavyohitajika na mamlaka nyingine za Kenya.

Kwa mfano, KEBS Version 15 inataja mahsusi kibali cha Pharmacy and Poisons Board katika mojawapo ya njia za upimaji kwa vifaa vya matibabu. Makundi mengine ya bidhaa yanaweza kuwa chini ya mamlaka kama KEPHIS au Pest Control Products Board.

Somo la kivitendo ni rahisi:

Usiulize tu kama bidhaa “ina KEBS.” Tambua Kenya standard halisi, mahitaji ya PVoC na mdhibiti mwingine yeyote anayetumika kwa bidhaa.

Uagizaji Upi Hauruhusiwi PVoC au Unashughulikiwa Tofauti?

Legal Notice No. 78 ya 2020 ya Kenya inatoa misamaha iliyobainishwa kutoka uthibitishaji kabla ya usafirishaji, lakini misamaha hiyo ina masharti na mahitaji ya hati za kuunga mkono.

Hii ndiyo sababu madai mapana kama “mashine haziruhusiwi PVoC” yanaweza kuunda makosa ya gharama kubwa.

Makundi ya Kawaida ya Misamaha ya PVoC

Mifano iliyoorodheshwa katika Amri ya 2020 inajumuisha fulani:

• malighafi za viwandani, CKD kits, mashine na vipuri vya viwandani vinavyoagizwa na watengenezaji walioandikishwa kwa matumizi yao wenyewe;
• vifaa au sehemu za OEM chini ya mazingira yaliyobainishwa;
• uagizaji wa kidiplomasia;
• vifurushi vya courier vinavyostahili na bidhaa za tathmini ya moja kwa moja;
• bidhaa zinazofunikwa na kibali halali cha KEBS Diamond Mark;
• bidhaa zilizotengenezwa ndani ya Jumuiya ya Afrika Mashariki na kuungwa mkono na ushahidi unaohitajika;
• mali za kibinafsi zilizotumika kwa wakazi wanaorejea wanaostahili au wageni;
• uagizaji upya;
• uagizaji wa muda;
• magari mapya ya barabara na vifaa vya mkononi;
• vitu vilivyochapishwa na midia ya kidijitali iliyorekodiwa;
• bidhaa zinazodhibitiwa chini ya sheria maalum.

Kwa Nini “Mashine Haziruhusiwi” Ni Kupotosha

Msamaha katika Legal Notice 78 ni mahususi zaidi.

Inashughulikia pembejeo maalum za viwandani, mashine na vipuri vya viwandani vinavyoagizwa na watengenezaji walioandikishwa kwa matumizi yao wenyewe, kulingana na ushahidi unaohitajika. Sio msamaha wa jumla kwa kila excavator, mashine ya uzalishaji, mashine ya kufunga au kipande cha vifaa vya viwandani kinachoagizwa na kampuni yoyote ya Kenya.

Msambazaji wa Kenya anayeagiza mashine kwa kuuza tena, kwa mfano, hapaswi kudhani kwamba msamaha wa mtengenezaji aliyeandikishwa unatumika.

Bidhaa Zinazodhibitiwa na Wadhibiti Wengine wa Kenya

Ratiba ya Legal Notice 78 pia inabainisha bidhaa zinazosimamiwa chini ya sheria maalum, ikiwa ni pamoja na makundi kama:

• mimea, mbegu na nyenzo za kupanda;
• bidhaa za dawa za binadamu na mifugo;
• dawa za wadudu;
• wanyama hai na bidhaa fulani za wanyama;
• ndege na sehemu za ndege;
• vifaa vya mionzi na isotopu.

Katika hali hizi, mahitaji ya mdhibiti husika yanakuwa muhimu.

Msamaha wa PVoC haimaanishi “hakuna kufuata.”

Inaweza kumaanisha tu kwamba ufuataji unashughulikiwa chini ya mfumo mwingine wa udhibiti au kwamba mwagizaji lazima athibitishe kustahiki msamaha.

Kabla ya kununua bidhaa zinazodhibitiwa kutoka China, angalia uainishaji wa bidhaa na mdhibiti kabla ya kulipa salio la mwisho la msambazaji au kuthibitisha tarehe ya usafirishaji.

Nani Anashughulikia Ukaguzi wa PVoC nchini China?

KEBS kwa sasa inaweka China, Hong Kong, Taiwan na Mongolia katika PVoC Zone 1.

Nyaraka za mpango wake wa PVoC zinaorodhesha wakaguzi na wathibitishaji kadhaa wanaohudumia Zone 1, ikiwa ni pamoja na mashirika kama CCIC, CHIC, QISJ, ASTC, Intertek, Cotecna na TÜV Rheinland. Uteuzi na mgao wa wakandarasi unaweza kubadilika, kwa hivyo mkandarasi anayefanya kazi kwa sasa anapaswa kuthibitishwa kila wakati na KEBS kabla ya kuwasilisha Ombi jipya la Uthibitishaji.

Mkandarasi wa PVoC sio tu kampuni ya ukaguzi wa mizigo.

Jukumu lake la tathmini ya ufuataji linaweza kujumuisha:

• ukaguzi wa hati;
• ukaguzi;
• kuchukua sampuli;
• upimaji;
• kufunga kontena kamili inapotumika;
• kutoa CoC;
• kutoa Ripoti ya Kutokufuata mahitaji wakati mahitaji hayajafikiwa.

Thibitisha Mkandarasi Kabla ya Kuwasilisha RFC

Usitegemee mwasiliani wa ukaguzi aliyehifadhiwa kutoka kwa mzigo wa zamani miaka kadhaa iliyopita.

Uteuzi wa wakandarasi, sehemu za mawasiliano na mgao wa kanda zinaweza kubadilika. Kabla ya kuwasilisha Ombi la Uthibitishaji (RFC) jipya, thibitisha mkandarasi aliyeidhinishwa kwa sasa kulingana na taarifa za hivi punde za KEBS.

Hii ni muhimu hasa ikiwa msambazaji wako anasema:

“Tumekuwa tukitumia kampuni hii ya ukaguzi kwa Kenya kila wakati.”

Uzoefu wa awali ni muhimu, lakini si mbadala wa kuangalia mpango wa sasa wa KEBS.

Jinsi ya Kupata CoC ya Kenya Kabla ya Kusafirisha Kutoka China

Usafirishaji wa PVoC unaosimamiwa vyema unapaswa kuunganishwa katika ratiba ya ununuzi na usafirishaji badala ya kuongezwa baada ya mzigo kufungwa.

Kwa waagizaji wengi, mchakato unaweza kusimamiwa kwa mfuatano ufuatao.

1. Tambua Bidhaa Hasa

Anza na zaidi ya maelezo ya kibiashara ya jumla kama:

• vifaa vya kielektroniki;
• mashine;
• samani;
• vipuri.

Kusanya:

• jina halisi la bidhaa;
• modeli au SKU;
• mtengenezaji;
• vipimo vya kiufundi;
• nyenzo;
• matumizi yaliyokusudiwa;
• wingi;
• HS code ikiwa imethibitishwa tayari.

Maelezo ya bidhaa yasiyoeleweka hufanya iwe vigumu kutambua kiwango sahihi na mahitaji ya upimaji.

2. Thibitisha Mahitaji Yanayotumika ya Kenya

KEBS Version 15 inampa mwagizaji jukumu la kupata viwango vya Kenya vinavyotumika na mahitaji mengine ya udhibiti wa uagizaji na kuwashirikisha msambazaji.

Hatua hii inapaswa kufanyika kabla ya uzalishaji wa wingi kukamilika inapowezekana.

Ikiwa kiwanda cha China kinazalisha bidhaa kwa vipimo visivyokidhi mahitaji yanayotumika ya Kenya, kugundua tatizo wakati wa ukaguzi wa mwisho kunaweza kuacha muda mdogo wa kurekebisha.

3. Wasilisha Ombi la Uthibitisho

Mchakato wa PVoC huanza kwa Ombi la Uthibitisho lililowasilishwa kwa mkandarasi aliyeidhinishwa wa PVoC.

KEBS Version 15 inaorodhesha kuomba huduma za PVoC kupitia RFC miongoni mwa majukumu ya mwagizaji, wakati ukaguzi wa kiutendaji unaratibiwa na msafirishaji.

Faili inapaswa kuwa na taarifa za kutosha za bidhaa na usafirishaji ili mkandarasi aweze kuamua njia inayotumika na mahitaji ya ulinganifu.

4. Wasilisha Nyaraka za Bidhaa na Ulinganifu

Kulingana na mzigo, mkandarasi anaweza kuhitaji taarifa za usaidizi kama:

• taarifa za ankara;
• orodha ya ufungaji/bidhaa;
• taarifa za mtengenezaji;
• nambari za modeli;
• ripoti za upimaji zinazotumika;
• vipimo vya bidhaa;
• vibali au idhini za udhibiti;
• Cheti cha Uuzaji Huru;
• ushahidi wa awali wa uthibitisho wa Route A wakati wa kuomba usajili wa Route B.

Usidhani kwamba cheti kimoja cha jumla cha CE au ripoti ya upimaji ya msambazaji itatosheleza moja kwa moja mahitaji ya PVoC ya Kenya.

Ushahidi wa upimaji unapaswa kukidhi mahitaji yanayotumika ya uthibitisho.

5. Kamilisha Ukaguzi wa Nyaraka, Upimaji na Ukaguzi wa Kimwili

Mkandarasi wa PVoC hukagua nyaraka zilizowasilishwa na kuamua hatua inayohitajika.

Kulingana na njia ya uthibitisho na bidhaa, hiyo inaweza kujumuisha:

• tathmini ya ripoti ya upimaji;
• upimaji wa maabara;
• upimaji wa ushuhuda;
• ukaguzi wa kimwili;
• kuchukua sampuli;
• uthibitishaji wa alama au lebo;
• kukagua idadi na namba za modeli dhidi ya nyaraka.

KEBS Version 15 inafafanua njia tofauti za upimaji kwa bidhaa za walaji, mashine na vipuri, vifaa fulani vya matibabu, vipuri vya magari na kemikali/ malighafi fulani.

6. Ratibu Ukaguzi na Ufungaji na Upakiaji

Usiruhusu msambazaji kupanga ukaguzi bila kujali ratiba ya usafirishaji.

Kwa usafirishaji wa FCL, mtoaji, msambazaji na mkaguzi wote wanaweza kuhitaji kufanya kazi kulingana na:

• tarehe ya kukamilika kwa mzigo;
• upatikanaji wa ukaguzi wa kiwandani;
• kuchukua kontena;
• tarehe ya kufunga mzigo;
• muda wa mwisho;
• tamko la forodha;
• kuwasilisha bandarini.

Hii ni muhimu hasa kwa usafirishaji wa Route A wa makontena kutoka China.

KEBS Version 15 inasema waziwazi kwamba mzigo wa Route A wa makontena kutoka China na UAE unapaswa kufungwa na mkandarasi wa PVoC na kwamba namba ya kontena na namba ya muhuri inapaswa kuonekana kwenye CoC.

Kidokezo cha Kitaalamu: Ikiwa mzigo wako wa China unathibitishwa chini ya Route A na kupakiwa kwenye kontena la FCL, usichukulie ukaguzi kama hatua ya karatasi inayoweza kukamilishwa baada ya kontena lililofungwa kuondoka mahali pa kupakia. Jumuisha mahitaji ya ukaguzi na ufungaji katika ratiba ya upakiaji.

7. Angalia Rasimu ya CoC kwa Makini

Hii ni mojawapo ya pointi muhimu zaidi za udhibiti wa nyaraka katika mchakato wote.

KEBS Version 15 inasema kwamba mwagizaji au msafirishaji anapaswa kuthibitisha taarifa zilizo katika rasimu ya CoC/CoR kabla ya kutolewa kwa mwisho. Mwongozo unaruhusu saa 48 kutoka kupokea rasimu, na inasema kwamba vyeti vya mwisho vinapaswa kuchukuliwa kama vya mwisho baada ya kutolewa.

Kabla ya idhini, angalia angalau:

• jina la muagizaji;
• jina la msafirishaji;
• taarifa za ankara;
• maelezo ya bidhaa;
• modeli/SKU;
• wingi;
• namba ya kontena;
• namba ya muhuri inapotumika;
• marejeleo mengine yanayohusiana na usafirishaji.

Kidokezo cha Kitaalamu: Chukulia ukaguzi wa rasimu ya CoC kama unavyochukulia rasimu ya hati ya usafirishaji. Tofauti ndogo inayoonekana haina madhara kabla ya usafirishaji inaweza kuwa vigumu zaidi kutatuliwa baada ya nyaraka za mwisho kutolewa.

8. Tuma CoC ya Mwisho kwa Upande wa Uagizaji wa Kenya

Mara baada ya kutolewa, hakikisha mwagizaji wa Kenya na wakala wa uondoaji wanapokea cheti kwa wakati ili kuandaa faili ya uondoaji.

KEBS Version 15 inatoa masharti ya taarifa za CoC/CoR na nyaraka nyingine za uagizaji kutumika katika mazingira ya kidijitali ya uondoaji wa uagizaji wa Kenya.

Ikiwa mzigo unapita Mombasa na kisha kuelekea bara kuelekea Nairobi, Nairobi ICD au mahali pengine nchini Kenya, nyaraka za ulinganifu zinapaswa kutatuliwa kabla mzigo kufikia hatua ya uondoaji—sio wakati hifadhi ya kontena au mipango ya bara inaendelea.

Nyaraka Zinazohitajika kwa Uthibitisho wa PVoC wa Kenya

Hakuna orodha ya ukaguzi ya jumla yenye manufaa inayohakikisha kila bidhaa itathibitishwa kwa nyaraka sawa.

Mahitaji hutofautiana kulingana na mzigo na njia ya uthibitisho.

Hata hivyo, makundi yafuatayo ya nyaraka kawaida yanahusika.

Taarifa za Msingi za Usafirishaji na Bidhaa

Andaa taarifa sahihi kwa:

• mwagizaji;
• mtoa bidhaa nje;
• mtengenezaji;
• ankara ya kibiashara;
• maelezo ya bidhaa;
• modeli au SKU;
• wingi;
• nchi ya asili;
• thamani ya FOB;
• maelezo ya ufungaji;
• uainishaji wa HS;
• vipimo vya kiufundi.

Maelezo ya bidhaa yaliyotumika wakati wa uthibitisho yanapaswa kubaki sawa na nyaraka za usafirishaji.

Ushahidi wa Ulinganifu

Kulingana na bidhaa, ushahidi unaweza kujumuisha:

• ripoti za upimaji za maabara zinazotambulika;
• ripoti za upimaji za mtengenezaji inaporuhusiwa;
• karatasi za data za kiufundi;
• taarifa za uthibitisho wa bidhaa;
• cheti kinachotumika cha mfumo wa usimamizi wa ubora;
• vibali vya udhibiti;
• rekodi za awali za ulinganifu.

Version 15 inafafanua njia za upimaji zinazotambulika na pia hutoa njia mbadala maalum kwa makundi yaliyofafanuliwa ya bidhaa.

Kwa mfano:

• bidhaa za walaji kwa ujumla hutumia ripoti za upimaji za maabara zinazotambulika;
• mashine fulani na vipuri vinaweza kutumia ripoti za upimaji za ndani za mtengenezaji pale masharti yaliyotajwa yanatimizwa;
• mwongozo unabainisha masharti ya ziada kwa vifaa vya matibabu na vipuri vya magari.

Usitumie mifano hii kwa kila SKU bila kuangalia kifungu na kiwango husika.

Cheti cha Uuzaji Huru

Cheti cha Uuzaji Huru kinastahili umakini wa kipekee katika mchakato wa sasa wa PVoC.

Toleo la 15 linafafanua kama cheti kinachotolewa na wakala aliyeidhinishwa kinachoonyesha kuwa bidhaa inauzwa kwa uhuru na inatii mahitaji ya udhibiti yanayotumika katika nchi yake ya asili.

Mwongozo unamkabidhi msafirishaji jukumu la kupata na kuwasilisha Cheti cha Uuzaji Huru kwa mkandarasi wa PVoC kabla ya kutolewa kwa CoC. Pia unahitaji mwagizaji kupata cheti hicho kutoka kwa msafirishaji na kuwasilisha kwa KEBS katika bandari ya kuingia.

Kwa bidhaa zinazotoka China, thibitisha mamlaka inayokubalika ya kutoa na muundo wa cheti kwa bidhaa mahususi na mkandarasi wa PVoC aliyeteuliwa badala ya kudhani kuwa aina moja ya cheti cha China kinakubalika kwa kila kategoria.

Orodha ya Hati Muhimu

Kwa seti pana ya hati za uagizaji—kama vile Bill of Lading au Air Waybill, IDF, maingizo ya forodha, Cheti cha Asili na hati nyingine za ufilisi—tumia mtiririko maalum wa hati za uagizaji wa Kenya badala ya kuchukulia uthibitishaji wa PVoC kama mchakato mzima wa forodha.

Ukaguzi, Upimaji na Njia za PVoC za Kenya A, B na C

KEBS Toleo la 15 linatoa njia tatu za uthibitishaji kwa bidhaa za jumla.

Njia sahihi haichaguliwa kwa sababu tu mwagizaji anapendelea chaguo la gharama nafuu au la haraka zaidi. Mkandarasi wa PVoC anatumia njia kulingana na mahitaji ya mpango na tathmini yake ya hatari.

Njia A: Ukaguzi na Upimaji wa Mzigo

Njia A ni njia ya ufuataji wa kiwango cha mzigo.

Chini ya Toleo la 15, bidhaa zinazothibitishwa kupitia Njia A zinakabiliwa na upimaji inapotumika na ukaguzi wa kimwili ili kuonyesha ufuataji wa kiwango husika na mahitaji ya udhibiti.

Njia hii inafaa hasa kwa mizigo ya bidhaa inayosafirishwa kwa mara ya kwanza au isiyosajiliwa.

Baadhi ya kategoria za bidhaa zenye hatari kubwa zilizoorodheshwa na KEBS zimewekewa kikomo cha Njia A bila kujali tathmini ya hatari.

Kwa wasafirishaji wa China, kanuni moja ya uendeshaji ni muhimu hasa:

Mzigo wote wa Njia A ulio kwenye makontena kutoka China lazima ufungwe na mkandarasi wa PVoC, na namba za kontena na muhuri zionyeshwe kwenye CoC.

Sharti hilo linaweza kuathiri upakiaji wa kiwandani na ratiba za kuweka FCL.

Njia B: Usajili wa Bidhaa

Njia B imekusudiwa mizigo ya mara kwa mara ya bidhaa zinazofanana, zenye hatari ndogo na rekodi iliyothibitishwa ya ufuataji.

KEBS Toleo la 15 linasema kwamba usajili wa bidhaa unapendekezwa kwa wasafirishaji wenye mizigo ya mara kwa mara ya bidhaa zinazofanana na kwamba usajili unaostahili ni halali kwa mwaka mmoja. Ushahidi wa awali wa ufuataji wa Njia A ni sehemu ya mfumo wa usajili.

Njia B haimaanishi:

“Bidhaa imesajiliwa, kwa hivyo mizigo ijayo haiitaji ukaguzi tena.”

Mkandarasi bado anafanya tathmini ya hatari kwa kila ombi la uthibitishaji, na ukaguzi wa ufuatiliaji na upimaji vinaweza kubaki kuwa sehemu ya kipindi cha usajili.

Njia C: Utoaji Leseni ya Bidhaa

Njia C inalenga watengenezaji waliohitimu wenye mfumo thabiti wa usimamizi wa ubora.

Inahusisha tathmini ya mchakato wa uzalishaji wa mtengenezaji na utoaji leseni ya bidhaa. Toleo la 15 linatoa leseni ambazo zinaweza kuwa halali hadi miaka mitatu, kwa kuzingatia masharti ya mpango na mkataba. Ufuatiliaji na tathmini ya hatari vinabaki kuwa sehemu ya mfumo.

Ulinganisho wa Njia

Ikiwa kiwanda chako nchini China kinasafirisha bidhaa hiyo hiyo kwenda Kenya mara kwa mara, Njia B au Njia C zinaweza kustahili kujadiliwa na mkandarasi aliyeidhinishwa wa PVoC—lakini ustahiki unapaswa kuthibitishwa badala ya kudhaniwa.

Gharama na Muda wa Uchakataji wa PVoC nchini Kenya

Gharama ya uthibitishaji wa PVoC ni tofauti na:

• usafirishaji wa baharini;
• usafirishaji wa anga;
• ushuru wa uagizaji wa Kenya;
• VAT;
• gharama za bandari;
• usafirishaji hadi marudio;
• gharama za ufilisi wa forodha.

Ada za Sasa za Uthibitishaji wa PVoC

Kulingana na KEBS PVoC Manual Toleo la 15 la tarehe 19 Februari 2026:

Kwa njia hizi tatu, Toleo la 15 linatoa ada ya chini ya uthibitishaji ya USD 300 na ya juu ya USD 3,500.

Mwongozo unasema kwamba ada hizi zinashughulikia uthibitishaji wa hati, ukaguzi wa kimwili na sampuli, ikiwa ni pamoja na ufungaji wa makontena inapotumika.

Hazijumuishi baadhi ya huduma za ziada, ikiwa ni pamoja na:

• upimaji wa maabara;
• utoaji leseni kwa mtengenezaji;
• ada za usajili;
• sampuli za mizigo ya wingi;
• ukaguzi wa mara ya pili.

Hizo zinaweza kutozwa kando kwa kila kesi.

Kidokezo cha Data ya Viwango: Takwimu hizi ni ada za uthibitishaji wa KEBS PVoC kutoka Toleo la 15. Si viwango vya usafirishaji kutoka China hadi Kenya na zinapaswa kuthibitishwa tena kabla ya kila mzigo.

Mchakato wa PVoC Unachukua Muda Gani?

Toleo la 15 linatoa malengo ya huduma ya uendeshaji badala ya muda wa jumla wa kuhakikishiwa wa mwanzo hadi mwisho.

Linasema kwamba ukaguzi wa kimwili unapaswa kufanywa ndani ya:

• siku nne za kazi baada ya kupokea RFC iliyojazwa ipasavyo kwa mizigo ya baharini; na
• siku moja ya kazi kwa mizigo ya usafirishaji wa anga,

isipokuwa msafirishaji ataomba tarehe nyingine kwa maandishi.

Kwa mizigo inayokubalika, mwongozo unatoa malengo ya utoaji wa CoC kama ifuatavyo:

• siku mbili za kazi kwa mizigo ya baharini; na
• siku moja ya kazi kwa mizigo ya angani

baada ya hati za mwisho kupokelewa na masharti ya malipo kutimizwa.

Haya hayapaswi kuchukuliwa kama ahadi kwamba kila mizigo kutoka China inaweza kupata CoC katika siku moja au mbili.

Maandalizi halisi yanaweza kuchukua muda mrefu zaidi pale ambapo:

• upimaji bado unahitajika;
• msambazaji aliwasilisha hati za kiufundi zisizokamilika;
• bidhaa haikubaliani hapo awali;
• kibali kinakosekana;
• mkaguzi hawezi kufikia bidhaa;
• mizigo inabadilika baada ya RFC;
• hati zinahitaji marekebisho.

Kwa msambazaji mpya au bidhaa isiyojulikana, anza ukaguzi wa uzingatiaji mapema kabla ya tarehe iliyopangwa ya kukata meli au ndege.

Nini Kinatokea Ikiwa Mizigo Inafika Kenya Bila CoC Inayohitajika?

Kusafirisha kwanza na kujaribu kutatua mahitaji ya uzingatiaji baada ya kuwasili kunaweza kuunda athari kubwa zaidi kuliko kukamilisha PVoC nchini China.

Kuna hali mbili tofauti zinazopaswa kueleweka.

Kukosekana kwa CoC Inayohitajika Haikumaanishi Moja kwa Moja Kuwa Bidhaa Haizingatii Masharti

Chini ya Ilani ya Kisheria Na. 78 ya 2020, bidhaa inayohusika na Agizo ambayo inafika katika bandari ya kuingilia ya Kenya bila Cheti cha Uzingatiaji, Cheti cha Ukaguzi au Cheti cha Usalama wa Barabara kinachohitajika inakabiliwa na ukaguzi wa marudio.

Agizo linaweka ada ya ukaguzi wa marudio sawa na 5% ya thamani ya forodha iliyoidhinishwa na pia inahitaji dhamana ya usalama sawa na 5% ya thamani ya forodha iliyoidhinishwa katika mazingira yaliyotajwa na sheria. Bidhaa zinaweza kuzuiliwa bandarini au katika ghala lililoidhinishwa kwa ukaguzi na upimaji.

Hiyo inaunda uwezekano wa:

• gharama za ziada za ukaguzi;
• gharama za upimaji;
• athari za kuhifadhi;
• ucheleweshaji wa ufilisishaji;
• matatizo ya uratibu na wakala wa ufilisishaji;
• usumbufu kwa usafirishaji wa ndani uliopangwa.

Kwa mizigo ya baharini inayofika kupitia Mombasa, hiyo inaweza pia kusumbua utoaji wa kontena na mipango ya kuendelea kuelekea Nairobi au marudio mengine ya ndani.

Bidhaa Zisizozingatia Masharti ni Tatizo Tofauti

Upungufu wa hati na kutozingatia masharti halisi ya bidhaa haipaswi kuchanganywa.

Ilani ya Kisheria 78 inasema kwamba bidhaa isiyozingatia viwango vya Kenya, vipimo vilivyoidhinishwa au kanuni zinazotumika hairuhusiwi kuingizwa na inapaswa kusafirishwa tena au kuharibiwa kwa gharama ya mwagizaji.

Kwa hiyo:

Hakuna CoC inayohitajika → ukaguzi wa marudio unaweza kuhitajika.

Bidhaa inashindwa kweli mahitaji ya uzingatiaji → kukataliwa kunaweza kusababisha kusafirishwa tena au kuharibiwa.

Itakuwa si sahihi kusema kwamba kila mzigo unaofika bila CoC utaharibiwa moja kwa moja.

Mkakati bora wa kiutendaji ni kuamua hitaji kabla ya msambazaji kusafirisha bidhaa.

Kagua Mizigo Yangu Kabla ya Kusafirisha: Ikiwa msambazaji wako wa China yuko tayari kupakia lakini hali ya PVoC bado haijulikani, kagua bidhaa, hati za mzigo na hali ya sasa ya uzingatiaji kabla ya mizigo kuondoka China.

Wajibu wa Mwagizaji, Msafirishaji na Msafirishaji wa Mizigo

Moja ya matatizo ya kawaida katika mizigo kutoka China hadi Kenya ni kwamba kila upande unadhani mwingine anashughulikia PVoC.

Mnunuzi wa Kenya anaweza kudhani msambazaji wa China anashughulikia.

Msambazaji anaweza kudhani msafirishaji wa mizigo anashughulikia.

Msafirishaji wa mizigo anaweza kupokea mizigo tu baada ya uzalishaji na kugundua kwamba hakuna mchakato wa uidhinishaji ulioanzishwa.

KEBS Toleo la 15 linaweka wazi kwamba waagizaji na watoa bidhaa wote wana wajibu wa uzingatiaji.

KEBS inatoa jukumu mahususi kwa waagizaji la kupata viwango vya Kenya na mahitaji ya udhibiti yanayotumika, kuyashirikisha na wasambazaji, kuhakikisha bidhaa zinazozingatia masharti zinasafirishwa, na kupata Cheti cha Uuzaji Huru kutoka kwa msafirishaji.

Msafirishaji ana jukumu la kuhakikisha bidhaa zinakidhi mahitaji husika, kupanga upimaji na kuwezesha ukaguzi wa kimwili inapohitajika, na kuhakikisha bidhaa zinazohusika na PVoC zinapewa cheti husika kabla ya kusafirisha.

Msafirishaji wa mizigo anaweza kusaidia kuratibu ratiba ya usafirishaji kulingana na mahitaji haya, lakini msafirishaji si KEBS na hachukui nafasi ya mkandarasi aliyeidhinishwa wa PVoC au mdhibiti wa bidhaa.

Tofauti hiyo ni muhimu hasa chini ya mipango ya DAP, DDP na mlango-kwa-mlango.

Incoterm ya kibiashara haiondoi moja kwa moja wajibu wa udhibiti wa Kenya au kufanya uzingatiaji wa bidhaa kuwa jukumu la kisheria la mtu mwingine.

Orodha ya Ukaguzi wa Kabla ya Kusafirisha ya PVoC kutoka China hadi Kenya

Tumia orodha hii kabla ya kuchukua bidhaa kutoka kwa msambazaji, ujumuishaji au upakiaji wa mwisho wa FCL.

Bidhaa & Uainishaji

• Maelezo kamili ya bidhaa yamethibitishwa.
• Nambari za Model/SKU zimethibitishwa.
• Vipimo vya bidhaa vinalingana na kile kitakachosafirishwa kweli.
• Uainishaji wa HS umekaguliwa.
• Matumizi yaliyokusudiwa ya bidhaa ni wazi.

Uzingatiaji wa Kenya

• Kiwango cha Kenya kinachotumika au vipimo vilivyoidhinishwa vimetambuliwa.
• Uwezekano wa PVoC umekaguliwa.
• Msamaha wowote unaodaiwa umethibitishwa dhidi ya masharti ya mwagizaji/bidhaa.
• Mahitaji mengine ya mdhibiti wa Kenya yamekaguliwa.
• Vibali vinavyohitajika maalum kwa bidhaa vinapatikana inapotumika.

Maombi ya PVoC

• Mkandarasi wa sasa aliyeidhinishwa na KEBS kwa China amethibitishwa.
• RFC imewasilishwa inapohitajika.
• Hati za kibiashara na za bidhaa zimetolewa.
• Ripoti za upimaji zinazohitajika zinakubalika.
• Mahitaji ya Cheti cha Uuzaji Huru yameshughulikiwa.
• Msambazaji anaelewa utaratibu wa ukaguzi.

Kabla ya Kupakia

• Ukaguzi umekamilika au umepangwa katika hatua sahihi.
• Bidhaa zinazopatikana kwa ukaguzi zinalingana na hati zilizowasilishwa.
• Modeli na idadi ya bidhaa hazijabadilika.
• Ufungashaji na uwekaji alama unalingana na faili ya uthibitisho.
• Kwa mizigo ya Route A ya China FCL inayohusika, ufungaji wa kontena umeratibiwa.
• Nambari za kontena na muhuri zimerekodiwa kwa usahihi.

Kabla ya Kuondoka China

• Draft CoC imekaguliwa.
• Majina ya mwagizaji/mtumaji ni sahihi.
• Maelezo ya bidhaa na modeli ni sahihi.
• Maelezo ya ankara ni sahihi.
• Idadi ni sahihi.
• Maelezo ya kontena/muhuri ni sahihi inapohusika.
• CoC ya mwisho imetolewa.
• Mwagizaji wa Kenya na wakala wa uagizaji wamepokea nyaraka zinazohitajika.
• Hakuna maelezo ya mizigo yaliyobadilishwa baada ya uthibitisho bila kuangalia athari zake kwa CoC.

Ikiwa unakusanya mizigo kutoka kwa wasambazaji kadhaa wa China, fanya ukaguzi wa uzingatiaji kabla ya bidhaa zote kuunganishwa katika mzigo wa mwisho.

Msambazaji mmoja aliye na tatizo lisilotatuliwa la kibali, ripoti ya majaribio au PVoC anaweza kuvuruga ratiba ya mzigo wote uliounganishwa.

Mazingatio Maalum kwa LCL, FCL, Air Freight na Express Shipments

PVoC ni mpango wa kufuata bidhaa, si njia ya usafirishaji. Kuchagua LCL, FCL, air freight au express hakuamui yenyewe ikiwa mahitaji ya uzingatiaji yanatumika.

Hata hivyo, njia ya usafirishaji inaweza kubadilisha jinsi unavyoratibu mchakato.

Mizigo ya FCL

Kwa mizigo ya Route A ya kontena kutoka China inayohusika, hitaji la ufungaji wa kontena na mkandarasi linafanya PVoC kuwa karibu sana na ufungaji wa kontena.

Kwa hivyo, ukaguzi unahitaji kuratibiwa kabla kontena lililopakiwa kuondoka katika hatua husika ya ukaguzi/upakiaji.

Mizigo ya LCL

Kwa LCL, bidhaa zinaweza kuhamishwa kutoka kwa msambazaji hadi ghala la uunganishaji kabla ya kupakiwa kwenye kontena linaloshirikiwa.

Usitume bidhaa kwenye uunganishaji na kudhani uzingatiaji unaweza kurekebishwa baadaye.

Angalia:

• ikiwa ukaguzi wa kimwili unahitaji ufikiaji wa mzigo;
• ikiwa katuni/SKU za kibinafsi zinahitaji kubaki zikitambulika;
• ikiwa sampuli zinaweza kuhitajika;
• ikiwa nyaraka za msambazaji zinalingana na kila kipengee kinachounganishwa.

Usafirishaji wa Angani

KEBS Version 15 ina malengo mafupi ya kiutendaji ya ukaguzi na uthibitisho kwa mizigo ya anga, lakini hiyo haiondoi mahitaji ya upimaji au nyaraka.

Ikiwa upimaji wa maabara unahitajika, ratiba ya uzingatiaji inaweza bado kuwa ndefu kuliko muda wa safari ya kutoka uwanja mmoja hadi mwingine.

Mzigo wa Express / Courier

Usidhani mzigo mdogo hauhitajiki kiotomatiki kwa sababu unasafiri kwa DHL, FedEx, UPS au courier mwingine.

Legal Notice 78 inajumuisha aina maalum ya msamaha inayohusisha vifurushi vya courier vinavyokidhi vigezo vilivyobainishwa na mamlaka husika, na nyaraka za usaidizi zinahitajika. Hiyo si sawa na msamaha wa jumla kwa kila mzigo wa express.

Vipi Kuhusu Bidhaa Hatari au Project Cargo?

PVoC na mahitaji ya usalama wa usafirishaji ni tabaka tofauti.

Ikiwa unasafirisha:

• betri za lithiamu;
• kemikali;
• mzigo unaoweza kuwaka;
• bidhaa nyingine hatari,

mzigo unaweza kuhitaji PVoC au mchakato mwingine wa uzingatiaji wa bidhaa na nyaraka tofauti za usafirishaji wa bidhaa hatari, ufungashaji, uwekaji alama na kukubalika na mtoa usafiri.

Vivyo hivyo, mashine kubwa kupita kiasi au project cargo zinaweza kuwa na:

• mahitaji ya uzingatiaji;
• mahitaji ya forodha;
• upangaji wa mzigo usio wa kawaida au usafirishaji wa ndani;
• mahitaji ya kuinua na kupakia;
• mahitaji maalum ya vifaa.

Usidhani kwamba uthibitisho wa PVoC uliofanikiwa unamaanisha mzigo unakubalika kiotomatiki kwa usafirishaji wa baharini au angani.

Kwa bidhaa zisizo za kawaida, angalia njia ya uzingatiaji wa uagizaji wa Kenya na mahitaji ya kukubalika kwa usafirishaji kabla ya kuchukua bidhaa kutoka kwa msambazaji.

Maswali Yanayoulizwa Mara kwa Mara

Panga PVoC Kabla ya Mizigo Yako Kuondoka China

Wakati salama zaidi wa kutatua mahitaji ya PVoC ya Kenya ni kabla ya msambazaji kupakia mzigo, si baada ya bidhaa kufika Mombasa.

Kwa mzigo wa China-to-Kenya, mfululizo wa kazi unapaswa kuwa:

Tambua bidhaa → thibitisha uainishaji wa HS na mahitaji ya Kenya → angalia misamaha na wadhibiti wengine → chagua mkandarasi sahihi wa PVoC → wasilisha RFC na nyaraka za uzingatiaji → kamilisha upimaji/ukaguzi → ratibu upakiaji na ufungaji inapohusika → kagua draft CoC → pokea cheti cha mwisho → safirisha mzigo.

Kwa FCL, LCL, air freight au mizigo iliyounganishwa, ratiba ya usafirishaji inapaswa kujengwa kuzunguka hatua hizo za uzingatiaji.

CoC inapaswa pia kuonwa kama sehemu moja ya mchakato wa uagizaji—si mbadala wa nyaraka za forodha, vibali vya uagizaji, kodi au mahitaji ya usafirishaji.

Ikiwa msambazaji wako tayari anaandaa mzigo, tuma jina la bidhaa, modeli, HS code ikiwa inajulikana, idadi, eneo la msambazaji, maelezo ya ufungashaji na nyaraka za uzingatiaji zilizopo ili mzigo uweze kukaguliwa kabla ya kuondoka.

Tuma Maelezo ya Mzigo — Kagua mzigo kabla ya kuweka nafasi au kupakia.