Exigences PVoC et CoC du Kenya pour les importations depuis la Chine

Importer des marchandises de Chine au Kenya implique plus que d’organiser le fret, de préparer une facture commerciale et de réserver le dédouanement. Pour de nombreux produits commerciaux, les exigences de conformité administrées par le Kenya Bureau of Standards (KEBS) doivent être traitées avant que les marchandises ne quittent la Chine.

Le principal système utilisé pour cela est le programme kényan de Vérification de conformité avant exportation (PVoC). Selon le produit, le statut de l’importateur et l’exonération applicable, une expédition peut devoir faire l’objet d’un examen documentaire, d’essais de produits et d’une inspection physique en Chine avant qu’un Certificat de conformité (CoC) puisse être délivré.

Pour les importateurs kényans, la question importante n’est donc pas simplement : « Ai-je besoin d’un CoC ? » Elle est :

Le PVoC s’applique-t-il à ce produit et à cette expédition en particulier, quelle norme ou réglementation kényane s’applique, et que doit-il être achevé avant que le fournisseur n’expédie la marchandise depuis la Chine ?

Ce guide explique ce processus spécifiquement pour les marchandises circulant de la Chine vers le Kenya.

Note sur les données : Les informations réglementaires de ce guide ont été vérifiées par rapport au Manuel PVoC du KEBS Version 15 daté du 19 février 2026, au Standards (Verification of Conformity to Standards and Other Applicable Regulations) Order, 2020, et aux orientations actuelles du KEBS sur le PVoC. Les exigences spécifiques aux produits et les accords avec les contractants peuvent changer, ils doivent donc être reconfirmés avant l’expédition.

Réponse rapide : Les importations de Chine au Kenya nécessitent-elles un PVoC et un CoC ?

La Chine est actuellement incluse dans la Zone 1 du PVoC du KEBS. Pour les marchandises soumises au programme PVoC, l’évaluation de la conformité doit normalement avoir lieu avant l’expédition depuis la Chine, en utilisant un contractant PVoC nommé par le KEBS. Si l’envoi satisfait aux normes kényanes applicables, aux spécifications approuvées et aux autres exigences pertinentes, le contractant peut délivrer un Certificat de conformité.

Cependant, toutes les importations ne suivent pas exactement le même processus CoC.

La loi kényane prévoit des exonérations spécifiques, et certains produits sont réglementés par d’autres textes législatifs. Le traitement correct dépend donc du produit, de son usage prévu, de l’importateur, de la norme applicable et de toute exigence réglementaire sectorielle.

Avant de réserver une expédition depuis la Chine, effectuez ces vérifications :

1. Identifier le produit exact, le modèle et l’usage prévu.
2. Confirmer la classification SH.
3. Déterminer la norme kényane applicable ou la spécification approuvée.
4. Vérifier si une exonération de PVoC s’applique.
5. Identifier tout autre régulateur kényan ou exigence de permis.
6. Si le PVoC s’applique, organiser la certification avant l’expédition de la marchandise.

Pour le processus de fret plus large, les méthodes d’expédition, l’acheminement via Mombasa et la livraison intérieure, consultez notre guide Shipping from China to Kenya.

Les importations de Chine au Kenya nécessitent-elles un PVoC et un CoC ?

Pour une expédition commerciale normale en provenance de Chine, le PVoC doit être considéré comme un point de contrôle de conformité important avant expédition, plutôt que comme un point à examiner seulement après l’arrivée des marchandises à Mombasa ou Nairobi.

En vertu de l’ordonnance de conformité kényane de 2020, les importateurs sont responsables de veiller à ce que les produits importés soient conformes aux normes kényanes, aux spécifications approuvées et aux autres réglementations applicables. Le KEBS peut nommer des organismes d’inspection dans les pays exportateurs pour effectuer l’évaluation de la conformité avant expédition.

La Chine est l’un des pays actuellement couverts par le programme PVoC à l’origine. Le KEBS classe la Chine, Hong Kong, Taïwan et la Mongolie dans la Zone 1.

Cela ne signifie pas que vous devez simplement dire à chaque fournisseur chinois :

« Tous les produits ont besoin d’un CoC. »

Une meilleure méthode consiste à vérifier d’abord le produit réel.

La règle courte pour les expéditions d’origine chinoise

La distinction est particulièrement importante pour les machines, les équipements médicaux, les produits chimiques, les produits agricoles, les articles automobiles et d’autres marchandises réglementées.

Par exemple, les machines importées par une société commerciale normale ne doivent pas automatiquement être traitées de la même manière que les machines admissibles importées par un fabricant kényan enregistré pour son propre usage industriel.

Vérifiez mes exigences d’importation au Kenya : Avant que votre fournisseur ne charge les marchandises, envoyez le nom du produit, le modèle, le code SH si connu, la localisation du fournisseur, la quantité et les certificats de test existants afin que les exigences de conformité puissent être vérifiées parallèlement au plan d’expédition.

PVoC vs CoC vs Norme kényane vs Permis spécifique au produit

Ces termes sont souvent utilisés de manière interchangeable dans les conversations avec les fournisseurs, mais ils signifient des choses différentes.

KEBS définit le PVoC comme la Vérification de conformité avant exportation aux normes, tandis que le CoC est le Certificat de conformité délivré pour les lots conformes. La base de certification peut inclure les normes kényanes, les spécifications approuvées et d’autres réglementations applicables.

Un CoC ne doit pas non plus être confondu avec un Certificat d’origine.

Un Certificat d’origine établit l’origine des marchandises à des fins commerciales et douanières. Un CoC traite de la conformité aux exigences applicables. Selon l’expédition, les deux documents peuvent figurer dans le dossier d’importation pour des raisons complètement différentes.

De même, l’obtention d’un CoC ne remplace pas automatiquement les permis requis par d’autres autorités kényanes.

Par exemple, la version 15 de KEBS fait spécifiquement référence à un permis du Pharmacy and Poisons Board dans l’une des voies de test pour les équipements médicaux. D’autres groupes de produits peuvent relever d’autorités telles que KEPHIS ou le Pest Control Products Board.

La leçon pratique est simple :

Ne demandez pas seulement si le produit « a KEBS ». Identifiez la norme kényane réelle, l’exigence PVoC et tout autre régulateur qui s’applique au produit.

Quelles importations sont exemptées de PVoC ou traitées différemment ?

L’avis légal n° 78 de 2020 du Kenya prévoit des exemptions définies de la vérification avant expédition, mais ces exemptions sont assorties de conditions et d’exigences de documents justificatifs.

C’est pourquoi des affirmations générales telles que « les machines sont exemptées de PVoC » peuvent entraîner des erreurs coûteuses.

Catégories d’exemption PVoC courantes

Les exemples énumérés dans l’ordonnance de 2020 incluent certains :

• matières premières industrielles, kits CKD, machines et pièces de rechange industrielles importés par des fabricants enregistrés pour leur propre usage ;
• équipements ou pièces OEM dans des circonstances définies ;
• importations diplomatiques ;
• colis de messagerie admissibles et articles d’évaluation directe ;
• marchandises couvertes par un permis KEBS Diamond Mark valide ;
• marchandises fabriquées au sein de la Communauté d’Afrique de l’Est et soutenues par les preuves requises ;
• effets personnels usagés pour les résidents de retour ou expatriés admissibles ;
• réimportations ;
• importations temporaires ;
• certains véhicules routiers neufs et équipements mobiles ;
• imprimés et supports numériques enregistrés ;
• produits réglementés par une législation spécifique.

Pourquoi « Les machines sont exemptées » est trompeur

L’exemption dans l’avis légal 78 est plus spécifique.

Elle couvre les intrants industriels spécifiés, les machines et les pièces de rechange industrielles importés par des fabricants enregistrés pour leur propre usage, sous réserve des preuves justificatives requises. Ce n’est pas une exemption universelle pour chaque excavatrice, machine de production, machine d’emballage ou équipement industriel importé par n’importe quelle entreprise kényane.

Un distributeur kényan important des machines pour la revente, par exemple, ne doit pas présumer que l’exemption pour fabricant enregistré s’applique.

Produits contrôlés par d’autres régulateurs kényans

L’annexe de l’avis légal 78 identifie également les produits régis par des lois spécifiques, y compris des catégories telles que :

• plantes, semences et matériel de plantation ;
• produits pharmaceutiques humains et vétérinaires ;
• pesticides ;
• animaux vivants et certains produits animaux ;
• aéronefs et pièces d’aéronef ;
• matières radioactives et isotopes.

Dans ces cas, les exigences du régulateur compétent deviennent importantes.

L’exemption de PVoC ne signifie pas « aucune conformité ».

Cela peut simplement signifier que la conformité est gérée dans le cadre d’un autre cadre réglementaire ou que l’importateur doit prouver son admissibilité à une exemption.

Avant d’acheter des marchandises réglementées en provenance de Chine, vérifiez la classification du produit et le régulateur avant de payer le solde final du fournisseur ou de confirmer la date d’expédition.

Qui gère les inspections PVoC en Chine ?

KEBS place actuellement la Chine, Hong Kong, Taïwan et la Mongolie dans la zone PVoC 1.

La documentation de son programme PVoC répertorie plusieurs entrepreneurs en inspection et certification desservant la zone 1, y compris des organisations telles que CCIC, CHIC, QISJ, ASTC, Intertek, Cotecna et TÜV Rheinland. Les nominations et attributions des entrepreneurs peuvent changer, de sorte que l’entrepreneur actif actuel doit toujours être confirmé auprès de KEBS avant de déposer une nouvelle Demande de certification.

L’entrepreneur PVoC n’est pas simplement une société d’inspection de fret.

Son rôle d’évaluation de la conformité peut inclure :

• examen documentaire ;
• inspection ;
• échantillonnage ;
• essais ;
• scellement complet des conteneurs le cas échéant ;
• délivrance du CoC ;
• délivrance d’un rapport de non-conformité lorsque les exigences ne sont pas satisfaites.

Confirmez l’entrepreneur avant de déposer la RFC

Ne vous fiez pas à un contact d’inspection enregistré lors d’une ancienne expédition il y a plusieurs années.

Les nominations des entrepreneurs, les points de contact et les allocations de zone peuvent changer. Avant de soumettre une nouvelle Demande de certification (RFC), vérifiez l’entrepreneur actuellement autorisé par rapport aux dernières informations de KEBS.

Ceci est particulièrement important si votre fournisseur dit :

« Nous avons toujours utilisé cette société d’inspection pour le Kenya. »

L’expérience antérieure est utile, mais elle ne remplace pas la vérification du programme KEBS en vigueur.

Comment obtenir un CoC du Kenya avant l’expédition depuis la Chine

Une expédition PVoC bien gérée doit être intégrée au calendrier d’approvisionnement et de fret plutôt qu’ajoutée après que la marchandise a déjà été emballée.

Pour la plupart des importateurs, le processus peut être géré selon la séquence suivante.

1. Identifier le produit exact

Commencez par plus qu’une description commerciale générique telle que :

• l’électronique ;
• machines ;
• meubles ;
• pièces détachées.

Rassemblez :

• nom réel du produit ;
• modèle ou SKU ;
• le fabricant ;
• spécifications techniques ;
• matériau ;
• application prévue ;
• quantité ;
• code SH s’il est déjà vérifié.

Une description vague du produit rend plus difficile l’identification de la norme correcte et des exigences d’essai.

2. Confirmer les exigences applicables du Kenya

La version 15 de KEBS attribue à l’importateur la responsabilité d’obtenir les normes kényanes applicables et les autres exigences réglementaires à l’importation et de les partager avec le fournisseur.

Cette étape doit avoir lieu avant que la production de masse ne soit terminée chaque fois que possible.

Si une usine chinoise fabrique un produit selon des spécifications qui ne satisfont pas à l’exigence kényane applicable, découvrir le problème lors de l’inspection finale peut laisser peu de temps pour la correction.

3. Soumettre la demande de certification

Le processus PVoC commence par une demande de certification soumise à un contractant PVoC agréé.

La version 15 de KEBS liste la demande de services PVoC via la RFC parmi les responsabilités de l’importateur, tandis que l’inspection opérationnelle est coordonnée avec l’exportateur.

Le dossier doit contenir des informations suffisamment détaillées sur le produit et l’expédition pour que le contractant puisse déterminer la voie applicable et les exigences de conformité.

4. Soumettre les documents relatifs au produit et à la conformité

Selon la marchandise, le contractant peut avoir besoin d’informations justificatives telles que :

• informations de facture ;
• liste de colisage/produits ;
• informations sur le fabricant ;
• les numéros de modèle ;
• rapports d’essai applicables ;
• spécifications produit ;
• permis ou approbations réglementaires ;
• certificat de libre vente ;
• preuves de certification antérieure Route A lors d’une demande d’enregistrement Route B.

Ne présumez pas qu’un certificat CE générique ou qu’un rapport d’essai du fournisseur satisfera automatiquement aux exigences PVoC du Kenya.

Les preuves d’essai doivent répondre aux exigences de certification applicables.

5. Effectuer l’examen documentaire, les essais et l’inspection

Le contractant PVoC examine les documents soumis et détermine l’intervention requise.

Selon la voie de certification et le produit, cela peut inclure :

• évaluation du rapport d’essai ;
• essais en laboratoire ;
• essais en présence ;
• inspection physique ;
• échantillonnage ;
• vérification du marquage ou de l’étiquetage ;
• vérification des quantités et des numéros de modèle par rapport aux documents.

La version 15 de KEBS définit différentes voies d’essai pour les produits de consommation, les machines et pièces détachées, certains équipements médicaux, les pièces automobiles et certains produits chimiques/matières premières.

6. Coordonner l’inspection avec l’emballage et le chargement

Ne laissez pas le fournisseur organiser l’inspection indépendamment du calendrier de fret.

Pour une expédition FCL, le transitaire, le fournisseur et l’inspecteur peuvent tous devoir s’organiser autour de :

• date d’achèvement de la marchandise ;
• disponibilité de l’inspection en usine ;
• enlèvement du conteneur ;
• date d’empotage ;
• date limite ;
• la déclaration en douane ;
• livraison au port.

Ceci est particulièrement important pour les expéditions conteneurisées Route A depuis la Chine.

La version 15 de KEBS stipule spécifiquement que les marchandises conteneurisées Route A en provenance de Chine et des Émirats arabes unis doivent être scellées par le contractant PVoC et que le numéro de conteneur et le numéro de scellé doivent figurer sur le CoC.

Conseil de pro : Si votre expédition depuis la Chine est certifiée sous la Route A et chargée dans un conteneur FCL, ne traitez pas l’inspection comme une étape administrative qui peut être réalisée après que le conteneur scellé a déjà quitté le lieu de chargement. Intégrez l’exigence d’inspection et de scellage dans le calendrier de chargement.

7. Vérifier attentivement le projet de CoC

Il s’agit de l’un des points de contrôle documentaire les plus importants de tout le processus.

La version 15 de KEBS indique que l’importateur ou l’exportateur doit confirmer les informations figurant dans le projet de CoC/CoR avant la délivrance finale. Le manuel accorde 48 heures à compter de la réception du projet et précise que les certificats finaux doivent être considérés comme définitifs après leur délivrance.

Avant approbation, vérifiez au minimum :

• le nom de l’importateur ;
• nom de l’exportateur ;
• informations de facture ;
• la description du produit ;
• modèle/SKU ;
• quantité ;
• numéro de conteneur ;
• numéro de scellé le cas échéant ;
• autres références spécifiques à l’expédition.

Conseil de pro : Traitez la revue du projet de CoC de la même manière que vous traiteriez un projet de connaissement. Une petite divergence qui semble inoffensive avant l’expédition peut devenir beaucoup plus difficile à résoudre après l’émission des documents finaux.

8. Envoyer le CoC final à la partie importatrice au Kenya

Une fois délivré, assurez-vous que l’importateur kényan et le commissionnaire en douane reçoivent le certificat à temps pour préparer le dossier de dédouanement.

La version 15 de KEBS prévoit que les informations du CoC/CoR et d’autres documents d’importation soient utilisés dans l’environnement électronique de dédouanement à l’importation du Kenya.

Si l’expédition passe par Mombasa puis vers l’intérieur du pays en direction de Nairobi, du ICD de Nairobi ou d’une autre destination kényane, la documentation de conformité doit être réglée avant que la marchandise n’atteigne l’étape de dédouanement—pas pendant que le stockage des conteneurs ou les dispositions intérieures sont déjà en cours.

Documents nécessaires pour la certification PVoC du Kenya

Il n’existe pas de liste de contrôle universelle utile qui garantisse que chaque produit sera certifié avec exactement les mêmes documents.

Les exigences varient selon la marchandise et la voie de certification.

Cependant, les groupes de documents suivants sont couramment pertinents.

Informations essentielles sur l’expédition et le produit

Préparez des informations précises pour :

• l’importateur ;
• l’exportateur ;
• le fabricant ;
• facture commerciale ;
• la description du produit ;
• modèle ou SKU ;
• quantité ;
• le pays d’origine ;
• valeur FOB ;
• détails d’emballage ;
• la classification SH ;
• spécifications techniques.

La description du produit utilisée lors de la certification doit rester cohérente avec la documentation d’expédition.

Preuves de conformité

Selon le produit, les preuves peuvent inclure :

• rapports d’essai de laboratoires reconnus ;
• rapports d’essai du fabricant lorsque cela est autorisé ;
• fiches techniques ;
• informations de certification produit ;
• certification applicable du système de management de la qualité ;
• permis réglementaires ;
• enregistrements de conformité antérieurs.

La version 15 définit les voies d’essai reconnues et prévoit également des alternatives spécifiques pour des catégories de produits définies.

Par exemple :

• les produits de consommation utilisent généralement des rapports d’essai de laboratoires reconnus ;
• certaines machines et pièces détachées peuvent utiliser des rapports d’essai internes du fabricant lorsque les conditions énoncées sont remplies ;
• le manuel précise des conditions supplémentaires pour les équipements médicaux et les pièces automobiles.

Ne pas appliquer ces exemples à chaque référence sans vérifier la clause et la norme applicables.

Certificat de libre vente

Le Certificat de libre vente mérite une attention particulière dans le processus PVoC actuel.

La version 15 le définit comme un certificat délivré par un organisme agréé attestant qu’un produit est librement commercialisé et conforme aux exigences réglementaires applicables dans son pays d’origine.

Le manuel attribue à l’exportateur la responsabilité d’obtenir et de soumettre le Certificat de libre vente au contractant PVoC avant la délivrance du CoC. Il exige également que l’importateur l’obtienne auprès de l’exportateur et le présente au KEBS au point d’entrée.

Pour les marchandises originaires de Chine, confirmez auprès du contractant PVoC sélectionné l’autorité émettrice et le format acceptables pour le produit spécifique, plutôt que de supposer qu’un type de certificat chinois est acceptable pour toutes les catégories.

Liste de contrôle documentaire pratique

Pour l’ensemble plus large des documents d’importation—tels que le connaissement ou la lettre de transport aérien, l’IDF, la déclaration en douane, le certificat d’origine et autres documents de dédouanement—utilisez un flux de travail dédié aux documents d’importation au Kenya plutôt que de traiter la certification PVoC comme l’intégralité du processus douanier.

Inspection, essais et routes PVoC Kenya A, B et C

La version 15 du KEBS prévoit trois routes de certification pour les marchandises générales.

La route correcte n’est pas simplement choisie parce que l’importateur préfère l’option la moins chère ou la plus rapide. Le contractant PVoC applique la route en fonction des exigences du programme et de son évaluation des risques.

Route A : Inspection et essais par lot

La route A est la route de conformité au niveau de l’expédition.

Selon la version 15, les produits certifiés via la route A sont soumis à des essais le cas échéant et à une inspection physique pour démontrer la conformité à la norme et aux exigences réglementaires pertinentes.

Cette route est particulièrement pertinente pour les expéditions de produits nouvelles ou non enregistrées.

Certaines catégories de produits à risque plus élevé répertoriées par le KEBS sont limitées à la route A, indépendamment de l’évaluation des risques.

Pour les expéditeurs chinois, une règle opérationnelle est particulièrement importante :

Toutes les cargaisons conteneurisées de la route A en provenance de Chine doivent être scellées par le contractant PVoC, les numéros de conteneur et de scellé étant indiqués dans le CoC.

Cette exigence peut affecter le chargement en usine et les calendriers de réservation FCL.

Route B : Enregistrement de produit

La route B est destinée aux expéditions fréquentes de produits homogènes à faible risque avec un historique de conformité démontré.

La version 15 du KEBS indique que l’enregistrement de produit est recommandé pour les exportateurs ayant des expéditions fréquentes de produits homogènes et que l’enregistrement qualifiant est valable un an. Les preuves de conformité antérieures de la route A font partie du cadre d’enregistrement.

La route B ne signifie pas :

« Le produit est enregistré, donc les expéditions futures n’auront plus jamais besoin d’inspection. »

Le contractant effectue toujours une évaluation des risques pour chaque demande de certification, et les inspections de surveillance et les essais peuvent rester partie intégrante de la période d’enregistrement.

Route C : Licence de produit

La route C s’adresse aux fabricants qualifiés disposant d’un système de management de la qualité établi.

Elle implique l’évaluation du processus de production du fabricant et la licence de produit. La version 15 prévoit des licences pouvant être valables jusqu’à trois ans, sous réserve des conditions du programme et du contrat. La surveillance et l’évaluation des risques restent partie intégrante du système.

Comparaison des routes

Si votre usine en Chine expédie régulièrement le même produit au Kenya, les routes B ou C peuvent valoir la peine d’être discutées avec un contractant PVoC autorisé—mais l’éligibilité doit être confirmée plutôt que supposée.

Coût et délai de traitement du PVoC Kenya

Le coût de certification PVoC est distinct de :

• fret maritime ;
• fret aérien ;
• droit d’importation kenyan ;
• la TVA ;
• frais portuaires ;
• livraison à destination ;
• frais de dédouanement.

Frais de certification PVoC actuels

Selon le manuel PVoC du KEBS version 15 daté du 19 février 2026 :

Pour ces trois routes, la version 15 prévoit des frais de certification minimum de 300 USD et maximum de 3 500 USD.

Le manuel indique que ces frais couvrent la vérification documentaire, l’inspection physique et l’échantillonnage, y compris le scellement des conteneurs le cas échéant.

Ils ne comprennent pas certains services supplémentaires, notamment :

• essais en laboratoire ;
• licence de fabricant ;
• frais d’enregistrement ;
• échantillonnage pour expéditions en vrac ;
• réinspection.

Ceux-ci peuvent être facturés séparément au cas par cas.

Note sur les données tarifaires : Ces chiffres correspondent aux frais de certification PVoC du KEBS de la version 15. Il ne s’agit pas de tarifs de fret Chine-Kenya et ils doivent être reconfirmés avant chaque expédition.

Combien de temps prend le processus PVoC ?

La version 15 prévoit des objectifs de service opérationnels plutôt qu’un délai de bout en bout garanti.

Elle indique que l’inspection physique doit être entreprise dans :

• quatre jours ouvrables après réception d’un RFC dûment complété pour les expéditions maritimes ; et
• un jour ouvrable pour les expéditions aériennes,

sauf si l’exportateur demande une autre date par écrit.

Pour les expéditions conformes, le manuel fixe les délais d’émission du CoC comme suit :

• deux jours ouvrables pour le fret maritime ; et
• un jour ouvrable pour le fret aérien

après réception de la documentation finale et respect des conditions de paiement.

Ces délais ne doivent pas être interprétés comme une promesse que chaque expédition depuis la Chine peut obtenir un CoC en un ou deux jours.

La préparation effective peut prendre plus de temps lorsque :

• des tests sont encore nécessaires ;
• le fournisseur a soumis des documents techniques incomplets ;
• le produit n’est pas conforme au départ ;
• un permis est manquant ;
• l’inspecteur ne peut pas accéder aux marchandises ;
• la cargaison change après le RFC ;
• des documents doivent être corrigés.

Pour un nouveau fournisseur ou un produit non familier, lancez la vérification de conformité bien avant la date limite d’embarquement prévue ou le vol.

Que se passe-t-il si la cargaison arrive au Kenya sans le CoC requis ?

Expédier d’abord et tenter de résoudre les exigences de conformité après l’arrivée peut créer une exposition nettement plus importante que de réaliser le PVoC en Chine.

Il y a deux situations différentes à comprendre.

L’absence de CoC requis ne signifie pas automatiquement que le produit est non conforme

En vertu de l’avis juridique n° 78 de 2020, un produit soumis à l’Ordre qui arrive à un port d’entrée kényan sans le certificat de conformité, le certificat d’inspection ou le certificat de navigabilité requis est soumis à une inspection à destination.

L’Ordre fixe des frais d’inspection à destination égaux à 5 % de la valeur en douane approuvée et exige également une garantie de 5 % de la valeur en douane approuvée dans les circonstances spécifiées par la loi. Les marchandises peuvent être retenues au port ou dans un entrepôt agréé pour inspection et tests.

Cela crée des risques potentiels :

• frais d’inspection supplémentaires ;
• frais de tests ;
• exposition au stockage ;
• retard de dédouanement ;
• problèmes de coordination avec le commissionnaire en douane ;
• perturbation de la livraison intérieure prévue.

Pour le fret maritime arrivant via Mombasa, cela peut également perturber la libération des conteneurs et les dispositions ultérieures vers Nairobi ou une autre destination intérieure.

Les marchandises non conformes sont un problème différent

Il ne faut pas confondre l’absence de documents et la non-conformité réelle du produit.

L’avis juridique 78 stipule qu’un produit qui n’est pas conforme aux normes kényanes, aux spécifications approuvées ou aux réglementations applicables n’est pas autorisé à l’importation et doit être réexporté ou détruit aux frais de l’importateur.

Par conséquent :

Absence de CoC requis → une inspection à destination peut être exigée.

Le produit échoue réellement aux exigences de conformité → le rejet peut entraîner une réexportation ou une destruction.

Il serait inexact de dire que chaque expédition arrivant sans CoC sera automatiquement détruite.

La meilleure stratégie opérationnelle consiste à déterminer l’exigence avant que le fournisseur n’expédie les marchandises.

Vérifier ma cargaison avant expédition : si votre fournisseur chinois est prêt à charger mais que le statut PVoC n’est pas encore clair, examinez le produit, les documents d’expédition et la situation de conformité actuelle avant que la cargaison ne quitte la Chine.

Responsabilités de l’importateur, de l’exportateur et du transitaire

L’un des problèmes les plus courants dans les expéditions Chine-Kenya est que chaque partie suppose qu’une autre s’occupe du PVoC.

L’acheteur kényan peut supposer que le fournisseur chinois s’en charge.

Le fournisseur peut supposer que le transitaire s’en charge.

Le transitaire peut recevoir la cargaison seulement après la production et découvrir qu’aucun processus de certification n’a été entamé.

La version 15 de KEBS indique clairement que les importateurs et les exportateurs ont des responsabilités de conformité.

KEBS attribue spécifiquement aux importateurs la responsabilité d’obtenir les normes kényanes applicables et les exigences réglementaires, de les partager avec les fournisseurs, de veiller à ce que des produits conformes soient expédiés et d’obtenir le certificat de libre vente auprès de l’exportateur.

L’exportateur est responsable de veiller à ce que les marchandises répondent aux exigences pertinentes, d’organiser les tests et de faciliter l’inspection physique si nécessaire, et de veiller à ce que les produits soumis au PVoC reçoivent le certificat pertinent avant l’expédition.

Un transitaire peut aider à coordonner le calendrier d’expédition en fonction de ces exigences, mais le transitaire n’est pas KEBS et ne remplace pas le contractant PVoC autorisé ou l’autorité de régulation du produit.

Cette distinction est particulièrement importante dans le cadre des arrangements DAP, DDP et porte-à-porte.

Un Incoterm commercial ne supprime pas automatiquement les obligations réglementaires kényanes ni ne fait de la conformité des produits la responsabilité juridique d’autrui.

Liste de contrôle préalable à l’expédition PVoC Chine-Kenya

Utilisez cette liste de contrôle avant l’enlèvement chez le fournisseur, la consolidation ou le chargement final FCL.

Produit et classification

• La description exacte du produit est confirmée.
• Les numéros de modèle/SKU sont confirmés.
• Les spécifications du produit correspondent à ce qui sera réellement expédié.
• La classification HS a été vérifiée.
• L’utilisation prévue du produit est claire.

Conformité Kenya

• La norme kényane applicable ou la spécification approuvée a été identifiée.
• L’applicabilité du PVoC a été vérifiée.
• Toute exemption revendiquée a été vérifiée par rapport aux conditions de l’importateur/du produit.
• Les exigences des autres autorités de régulation kényanes ont été vérifiées.
• Les permis spécifiques au produit requis sont disponibles le cas échéant.

Demande PVoC

• Le contractant actuel autorisé par KEBS pour la Chine a été confirmé.
• Le RFC a été soumis lorsque requis.
• Les documents commerciaux et de produit ont été fournis.
• Les rapports de test requis sont acceptables.
• Les exigences relatives au certificat de libre vente ont été traitées.
• Le fournisseur comprend la procédure d’inspection.

Avant le chargement

• L’inspection a été réalisée ou planifiée au stade correct.
• Les marchandises disponibles pour inspection correspondent aux documents soumis.
• Les modèles et quantités de produits n’ont pas changé.
• L’emballage et le marquage sont conformes au dossier de certification.
• Pour les cargaisons FCL applicables de la Route A en provenance de Chine, l’apposition du sceau par le contractant a été coordonnée.
• Les numéros de conteneur et de sceau sont enregistrés avec exactitude.

Avant le départ de Chine

• Le projet de CoC a été vérifié.
• Les noms de l’importateur/de l’exportateur sont corrects.
• Les descriptions de produits et les modèles sont corrects.
• Les détails de la facture sont corrects.
• Les quantités sont correctes.
• Les détails du conteneur/du sceau sont corrects, le cas échéant.
• Le CoC final a été délivré.
• L’importateur kényan et l’agent en douane ont reçu les documents requis.
• Aucun détail de la cargaison n’a été modifié après la certification sans vérifier son incidence sur le CoC.

Si vous regroupez une cargaison provenant de plusieurs fournisseurs chinois, effectuez le contrôle de conformité avant que toutes les marchandises ne soient réunies dans l’expédition finale.

Un seul fournisseur présentant un problème non résolu de permis, de rapport d’essai ou de PVoC peut perturber le calendrier de l’ensemble de l’expédition groupée.

Considérations particulières pour les expéditions LCL, FCL, fret aérien et express

Le PVoC est un programme de conformité des produits, et non un mode d’expédition. Le choix du LCL, du FCL, du fret aérien ou de l’express ne détermine pas à lui seul si les exigences de conformité s’appliquent.

Toutefois, le mode d’expédition peut modifier la manière dont vous coordonnez le processus.

Expéditions FCL

Pour les cargaisons conteneurisées applicables de la Route A en provenance de Chine, l’exigence d’apposition du sceau par le contractant rend le PVoC étroitement lié à l’arrimage du conteneur.

L’inspection doit donc être coordonnée avant que le conteneur chargé ne quitte l’étape d’inspection/de chargement concernée.

Expéditions LCL

En LCL, les marchandises peuvent passer du fournisseur à un entrepôt de groupage avant d’être chargées dans un conteneur partagé.

N’envoyez pas les marchandises en groupage en supposant que la conformité pourra toujours être corrigée ultérieurement.

Vérifiez :

• si l’inspection physique nécessite l’accès à la cargaison ;
• si les cartons/UGS individuels doivent rester identifiables ;
• si un échantillonnage peut être requis ;
• si les documents du fournisseur correspondent à chaque article groupé.

Fret aérien

La version 15 de KEBS prévoit des délais opérationnels d’inspection et de certification plus courts pour les expéditions aériennes, mais cela n’élimine pas les exigences en matière d’essais ou de documentation.

Si des essais en laboratoire sont requis, le délai de conformité peut encore être plus long que le temps de transit aéroport à aéroport.

Express / Envois par messagerie

Ne supposez pas qu’une petite expédition est automatiquement exemptée parce qu’elle est acheminée par DHL, FedEx, UPS ou un autre transporteur express.

La Legal Notice 78 comprend une catégorie d’exemption spécifique concernant les colis express répondant aux critères spécifiés par les autorités compétentes, avec obligation de fournir des documents justificatifs. Cela n’équivaut pas à une exemption générale pour toute expédition express.

Qu’en est-il des marchandises dangereuses ou des cargaisons de projet ?

Les exigences du PVoC et celles de la sécurité du transport constituent des niveaux distincts.

Si vous expédiez :

• batteries au lithium ;
• produits chimiques ;
• des marchandises inflammables ;
• d’autres marchandises dangereuses,

la cargaison peut nécessiter le PVoC ou un autre processus de conformité des produits et des documents de transport, un emballage, un étiquetage et une acceptation par le transporteur distincts pour les marchandises dangereuses.

De même, les machines hors gabarit ou les cargaisons de projet peuvent comporter :

• des exigences de conformité ;
• des exigences douanières ;
• une planification du transport hors gabarit ou terrestre ;
• des exigences de levage et de chargement ;
• des besoins en équipements spéciaux.

Ne supposez pas que la réussite de la certification PVoC signifie que la cargaison est automatiquement acceptable pour le transport maritime ou aérien.

Pour les produits inhabituels, vérifiez à la fois la voie de conformité à l’importation au Kenya et les exigences d’acceptation au transport avant l’enlèvement chez le fournisseur.

FAQ

Planifiez le PVoC avant que votre cargaison ne quitte la Chine

Le moment le plus sûr pour résoudre les exigences PVoC du Kenya est avant que le fournisseur ne charge l’expédition, et non après l’arrivée des marchandises à Mombasa.

Pour une expédition de la Chine vers le Kenya, la séquence de travail devrait être la suivante :

Identifier le produit → confirmer la classification SH et les exigences du Kenya → vérifier les exemptions et les autres autorités de réglementation → sélectionner le contractant PVoC approprié → soumettre la RFC et les documents de conformité → réaliser les essais/l’inspection → coordonner le chargement et l’apposition du sceau le cas échéant → examiner le projet de CoC → recevoir le certificat final → expédier la cargaison.

Pour les expéditions FCL, LCL, aériennes ou groupées, le calendrier de fret doit ensuite être construit autour de ces jalons de conformité.

Un CoC doit également être considéré comme une partie du processus d’importation — et non comme un substitut aux documents douaniers, aux permis d’importation, aux taxes ou aux exigences de transport.

Si votre fournisseur prépare déjà la cargaison, envoyez le nom du produit, le modèle, le code SH s’il est connu, la quantité, la localisation du fournisseur, les détails d’emballage et les documents de conformité disponibles afin que l’expédition puisse être examinée avant le départ.

Envoyez les détails de la cargaison — Examinez l’expédition avant la réservation ou le chargement.